Automatisierung Im Rahmen unseres Anwärterprojektes hatten wir die Aufgabe die IT-Prozesse von act auf Automatisierungsmöglichkeiten zu prüfen. Also, was bedeutet eigentlich Automatisierung? Wir definierten zunächst Automatisierung als Verlagerung der Durchführung manueller Prozesse auf Software und Maschinen, wodurch die Effektivität und Effizienz des Unternehmens langfristig gesteigert werden kann. Um uns auf einen Prozess zu spezialisieren, wählten wir den Prozess der Systemeinrichtung neuer Anwärter. Jeder Anwärter hat eine eigene E-Mail-Adresse, die dem Verteiler ‚Anwärter‘ zugeordnet wird. Zudem bekommt der Anwärter eine Freigabe zu den Social Collaboration Tools, die wir bei act nutzen. Jetzt Beratungsgespräch zur Automatisierung anfragen! Anfragen Zunächst erläuterten wir das Vorgehen, mit denen wir den Prozess auf Automatisierungsmöglichkeiten überprüfen wollten: 1. Analyse des aktuellen Prozesses Der Prozess wird zunächst modelliert. Als Modellierungssprache bietet sich besonders BPMN an. Hilfreich sind auch ergänzende Modellierungen mit UML, EPK oder ArchiMate.. 2. Identifikation von Verbesserungspotentialen Mit Hilfe der ABC-Analyse können Prozesse nach Kriterien kategorisiert werden. Ein sinnvolles Kriterium könnte z.B. die Häufigkeit des Prozessschrittes sein. Die 80% der Prozesse, die am Häufigsten auftreten, werden als A-Prozesse kategorisiert und sollten genauer untersucht werden, um passende Maßnahmen zur Prozessautomatisierung zu identifizieren. Nach der Prozess-Triage nach Hammer und Champy kann ein Prozess nach der Komplexität segmentiert werden (Komplexitäts-Triage). Prozesse werden demnach in Standardfälle, in komplexe Fälle und in Sonderfälle unterteilt. Häufig auftretende Prozesse sind in der Regel Standard-Fälle, die oftmals einem strukturierten Ablauf folgen und daher leicht zu optimieren sind. Falls sie keinen Standardfall darstellen, ist es möglich, den Prozess auf den Standardfall einzugrenzen und zu optimieren und die Sonderfälle in einem separaten Prozess abzubilden und manuell zu bearbeiten. 3. Entwurf von Verbesserungsmaßnahmen Automatisierung ist eine Maßnahme der Prozessoptimierung. Das bedeutet Automatisierung ist nicht immer die optimale Lösung zur Optimierung. Weitere Möglichkeiten der Prozessoptimierungen wären das Eliminieren überflüssiger Prozessschritte, Verringerung von Schnittstellen oder Genehmigungs-Prozessschritten, Parralleles Ausführen von Prozessen oder die Beseitigung von Engpässen. 4. Wahl von Verbesserungsmaßnahmen und Umsetzung Bei der Wahl der umzusetzenden Maßnahme ist es wichtig, sie nach ihrer Effektivität zu beurteilen: Anhand dieser vier Schritte analysierten wir die Prozessschritte des von uns ausgewählten Prozesses. Ergebnis unserer Analyse war, dass eine Automatisierte Erstellung von E-Mail-Adressen und Zuteilung zu den Verteilern zwar theoretisch möglich wäre, sich allerdings praktisch im Aufwand-Nutzen-Verhältnis für act nicht lohnt. Grund dafür ist der geringe durch Automatisierung eingesparte Zeitaufwand, der dem hohen Wartungsaufwand gegenübersteht. Bei großen Unternehmen könnte sich eine solche Automatisierung durchaus lohnen, die Zahl der Anwendungsfälle bei act ist allerdings zu gering. Da wir den gesamten Prozess analysierten, erkannten wir, dass die Pflege der Mitglieder-Daten verbessert werden könnte. Wir entwickelten eine überarbeitete Excel-Datei, die die Daten übersichtlicher darstellt und eine einfache Möglichkeit bietet, die Daten der Mitglieder zu sortieren. In Excel VBA programmierten wir Formulare, in die die neuen Mitglieder ihre Daten direkt persönlich eintragen können. Zuvor mussten Mitglieder aus dem Bereich HR die Daten händisch anhand des Lebenslaufs der neuen Mitglieder eintragen, mit der neuen Excel-Datei verringert sich dieser Aufwand deutlich. Neben einem Formular zur Vereinfachten Datenerfassungen eignen sich noch viele weitere Anwendungsfälle zur Vereinfachung durch Excel VBA. Es ist zudem möglich beispielsweise automatisiert PowerPoint-Folien oder PDF-Exporte zu erstellen. Neben den Stammdaten der Mitglieder wollten wir auch die IT-Skills und Schulungen erfassen, sodass bei neuen Projektanfragen an unsere Unternehmensberatung genau die Mitglieder als Projektmitarbeiter ausgewählt werden können, die die benötigten Qualifikationen besitzen. Bei der Vorstellung unseres Anwärterprojektes fand diese neue Mitglieder-Datenverwaltung so großen Anklang, dass wir diese noch an weitere Anforderungen von act anpassten und sie nun aktuell auch im Verein genutzt wird. Vor der Durchführung von Maßnahmen zur Automatisierung in Unternehmen müssen die Herausforderungen, die bei der Umsetzung entstehen können, identifiziert werden. Diese sollten die Entscheidungsträger im Hinterkopf behalten. Eine dieser Herausforderungen ist das Change Management. Die Akzeptanz des neuen Prozesses durch die Mitarbeiter ist ausschlaggebend, um die geplante Effizienzsteigerung zu erreichen. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeiter in den Planungsprozess mit einzubeziehen, beispielsweise durch mehrere Feedback-Runden. Dadurch wird erreicht, dass der neue Prozess auf die Anforderungen der Mitarbeiter abgestimmt ist. Nach Einführung des neuen Prozessablaufs werden die in die Planung eingebundenen Mitarbeiter für dessen Umsetzung und Durchsetzung im Unternehmen sorgen. Eine weitere Herausforderung, die viele Unternehmen bei Veränderung betrifft, ist der Einfluss der Stakeholder. Dieser Einfluss sollte im Vorfeld identifiziert und bewertet werden. In einer Stakeholder-Analyse werden die Stakeholder nach der Höhe des Einflusses und dem Interesse an der Veränderung des Prozesses bewertet. Je nachdem, wie diese Bewertung ausfällt sollten sie noch während der Planung des neuen Prozessablaufes unterschiedlich betreut werden. Im Bereich von Automatisierung auf Webseiten gibt es ebenfalls Herausforderungen. Es besteht die Möglichkeit Teile der Prozesse über Browser Add-Ons zu automatisieren. Die optionalen Zusatzfunktionalitäten für die gängigen Browser (für Google Chrome unter dem Namen CBA – Chromium Browser Automation; für Mozilla Firefox iMACROS) können so eingerichtet werden, dass Routineabläufe innerhalb des Browsers vom Programm automatisch ausgeführt werden. Es gibt allerdings Sicherheitsbarrieren, die fremde Webseiten vor Bots schützen sollen, wie beispielsweise „Bestätige hier, dass du kein Roboter bist“. Dadurch kann das programmierte Browser Add-On in seiner Funktionsweise eingeschränkt werden. Zudem müssten auf der eigenen Webseite Sicherheitsbarrieren wie nicht sichtbare Felder, die nur durch Bots ausgefüllt werden können erstellt werden, um den Missbrauch durch Bots zu verhindern. Da die Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig gewartet und aktualisiert werden müssen und zudem ein hoher Arbeitsaufwand bei der Implementierung anfällt, ist diese Form von Prozessautomatisierung für den Anwendungsbereich der studentischen Unternehmensberatung als nicht lohnend zu bewerten. Dies sollte bei jedem Unternehmen allerdings differenziert beurteilt werden, denn diese Maßnahme kann je nach Kosten-Nutzen Verhältnis rentabel sein. Dies müsste allerdings individuell analysiert werden. Nach Abschluss unseres Anwärterprojektes können wir stolz sagen, dass es ein tolles Gefühl ist, dass unsere Arbeit wertgeschätzt wurde und die erstellte Excel-Datei zu Mitgliederverwaltung nun tatsächlich im Verein genutzt wird. Wir konnten so schon zu Beginn unserer Zeit als Mitglied dazu beitragen etwas zu verändern. Autor*in: ANG Verwandte Beiträge Alle Kategorien durchsuchen Teambuilding Dez 3, 2019Für die strategische Ausrichtung eines Unternehmens sind die Mitarbeiter ein elementarer Baustein. Deshalb ist im Rahmen der Personalführung das Teambuilding eine wichtige Komponente, um den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu erhalten und zu verbessern.... Außenprüfung Dez 3, 2019Im Rahmen unseres Projektes haben wir uns mit einem Thema, welches jeden Betrieb berührt,beschäftigt. Die steuerliche Außenprüfung stellt einen Eingriff in die unternehmerischenTätigkeiten, welcher sämtliche Unternehme ausgesetzt sind, dar. Aus unserer Sicht wird... Newsletter #mc_embed_signup{background:#ffffff; clear:left; color:#565656; font:14px Helvetica,Arial,sans-serif,Open Sans; } /* Add your own Mailchimp form style overrides in your site stylesheet or in this style block. 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(function($) {window.fnames = new Array(); window.ftypes = new Array();fnames[0]='EMAIL';ftypes[0]='email';fnames[1]='FNAME';ftypes[1]='text';}(jQuery));var $mcj = jQuery.noConflict(true); Kontakt aufnehmen Firma (Optional) Name E-Mail Adresse Telefonnummer (Optional) Nachricht Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert ANFRAGE ABSENDEN
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