BCIS Kundenreferenz Landkreis Kassel

BCIS Kundenreferenz - Eigenbetrieb des Landkreises Kassel Pluspunkte für ELO Business Partner aus Kassel Die „Abfallentsorgung Kreis Kassel“ ist ein Eigenbetrieb mit 150 Mitarbeitenden. Der Eigenbetrieb hat die hoheitliche Aufgabe, Abfälle aus 28 Städten und Gemeinden des Landkreises einzusammeln, zu befördern und so wenig umweltbelastend wie möglich zu entsorgen. Zusätzlich betreibt der Landkreis Kassel in seinem weiteren Eigenbetrieb „Jugend und Freizeiteinrichtungen“ mit 80 Mitarbeitenden, Gästehäuser wie zum Beispiel das Jugendseeheim auf Sylt, das Gästehaus Panorama in Schönau und den Tierpark Sababurg. Die Eigenbetriebe erfassen jährlich ca. 15.000 Eingangsrechnungen und hatten bis zur Einführung von ELO for DATEV durch verschiedene Betriebsstätten deutschlandweit, lange postalische Wege zurückzulegen. Die Komplexität, den Aufwand und den Zeitfaktor wollte Stefan Krum, Leiter der Finanzen und Organisation, erheblich reduzieren. Seine Ziele waren zudem, mit der Zeit zu gehen, eine revisionssichere Ablage und vor allem ein schnelles Wiederfinden der Belege. Besonders wichtig ist für Stefan Krum der persönliche Kontakt. Daher hat er sich für den ELO Business Partner BCIS direkt vor Ort entschieden. Ein direkter Ansprechpartner, den man auch einen Besuch abstatten konnte, lag ihm sehr am Herzen, zumal BCIS seit über 20 Jahren auf ELO spezialisiert ist. „Mir war der persönliche Kontakt wichtig, also habe ich mich für einen ELO Business Partner vor Ort entschieden.“ Stefan Krum, Leiter Finanzen / Organisation Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO in der Abfallwirtschaft Die Rechnungen in den Eigenbetrieben haben zuvor viele und vor allem lange Wege zurückgelegt. So berichtet Stefan Krum, dass die Rechnungen zunächst in den Außenstellen empfangen, dort kontrolliert und abgezeichnet wurden. Daraufhin ging die Rechnung auf den Postweg nach Kassel. Allein das Eintreffen der Rechnungen hat bis zu zwei Wochen gedauert, bis sie den korrekten Bearbeiter erreichten. In Kassel angekommen wurde eine interne Rechnungsnummer vergeben. Nach dieser wurde dann auch in DATEV abgelegt. Hier war das Risiko der Doppelerfassung groß, da auch DATEV nach der internen Rechnungsnummer arbeitete. Die Rechnung wurde anschließend kontiert und in das Rechnungseingangsbuch eingegeben. Danach wurde eine Auszahlungsanordnung gedruckt. Im nächsten Schritt werden die Auszahlungsanordnung und Rechnung gescannt und beides miteinander verklebt bzw. getackert. Die Rechnung wird daraufhin aus dem Rechnungseingangsbuch nach DATEV importiert und schließlich die Auszahlungsanordnung zur Zahlungsfreigabe durch die Verantwortlichen abgezeichnet. Zuletzt folgen die Zahlung, Sortierung und Ablage im Ordner. Besserer und schnellerer Durchlauf der Rechnungen in ELO automatisierte Der Prozess in ELO ist dagegen nun wesentlich überschaubarer und schneller: Digitaler Rechnungseingang in ELO -> Annahme durch den jeweiligen Bearbeiter Formelle Prüfung Sachliche Prüfung Eventuell unklare Rechnungen werden an die Clearing-Stelle gegeben Freigabe zur Zahlung Export aus ELO nach DATEV Stefan Krum schätzt den besseren und schnelleren Workflow von ELO for DATEV. Er ermöglicht eine saubere Buchhaltung und mehr Zeit für Kostenabstimmung und Analyse. Vorteilhaft ist weiterhin, dass die Rechnung mit einem Klick aus DATEV aufrufbar ist und auch der Steuerberater einen Zugriff bekommen kann. Dabei ist der Zeitfaktor von großer Bedeutung und der Aufwand sowie die Komplexität des Rechnungsprozesses wird minimiert. Durch die digitale Rechnungsablage und dem durchsuchbaren Inhalt mit Volltextsuche, Feed und den Metadaten ist jedes Dokument im Handumdrehen gefunden. Begeisterte Rückmeldungen der Mitarbeitenden: „Super Programm!“ Der Leiter der Finanzen hatte bei der Einführung von ELO mehr Gegenwind erwartet. Letztendlich waren aber die Personen, bei denen er die größten Bedenken hatte, die größten Befürworter des Programms. Den Grund sieht Stefan Krum in der einfachen Bedienung: „Es ist fast selbsterklärend.“ Auch Home-Office hat sich seit der ELO-Einführung verändert. Früher mussten die Mitarbeiter einen Stapel Papier mit nach Hause nehmen, um arbeiten zu können. Heute ist flexibles Arbeiten möglich. Auf die in ELO liegenden Rechnungen können die Mitarbeiter ortsunabhängig zugreifen. Auch das erleichtert die Arbeit. Gute Erreichbarkeit und schnelle Umsetzung mit BCIS Stefan Krum schätzt den persönlichen Kontakt sehr und bewertet die Zusammenarbeit mit BCIS als sehr positiv. „Wir hatten einen direkten Ansprechpartner, der Austausch war super, Schulungen wurden persönlich abgehalten. Besonders zufrieden war ich mit der Kommunikation im Projekt. Ich konnte die Projektleitung immer schnell erreichen. Auch die Umsetzung ging rasch vonstatten.“ Step-by-Step Vorgehen bei der Digitalisierung Anderen Unternehmen rät Stefan Krum, sich ausreichend Zeit beim Aufbau des Systems zu nehmen und Schritt für Schritt vorzugehen. Bei einem vollen Alltag muss das Thema Digitalisierung zusätzlich Platz finden. Der Finanzleiter ist dankbar für die gute Zusammenarbeit mit BCIS. „Wir hatten den richtigen Partner an der Hand und haben eine gute Betreuung im Hause BCIS erhalten.“ Jetzt kostenlose Beratung anfragen Wir stehen Ihnen für alle Rückfragen rund um das Thema digitale Archivierung zur Verfügung. unverbindliche und kostenfreie Erstberatung wir melden uns innerhalb von 24h bei Ihnen zurück vertrauen Sie unseren Experten mit branchenübergreifender Erfahrung Emailvertrieb@bcis.de Telefon0561 / 766 56-40 Nutzen Sie alternativ unser Kontaktformular Ihre direkte Ansprechpartnerin Fanny Zimmermann Key Account Managerin Der Beitrag BCIS Kundenreferenz Landkreis Kassel erschien zuerst auf BCIS.

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Aktualisiert: 7.3.2024

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