Martin Pfleiderer ist New Work Berater und Geschäftsführer der erlebniswerkstatt GmbH, der Partneragentur von BECK. Im heutigen Blog-Beitrag gibt er uns Tipps, wie die Einbindung von Mitarbeitern beim Entwicklungs- und Gestaltungsprozess von neuen Büros funktionieren kann. Martin Pfleiderer: Über allem steht der Begriff „Partizipation“. Die Zeiten von top down Entscheidungen ist meiner Meinung nach vor allem in Klein- und mittelständischen Unternehmen vorbei. Raphael Gielgen, Trendscout Future of Work bei Vitra, sagte einmal: “Der Mensch sucht nach Zugehörigkeit und die muss räumlich verortet werden.“ Deswegen liegt für mich hier der Schlüssel darin, inspirierende und moderne Büros zu entwickeln, die von den Mitarbeitern angenommen und mit Leben gefüllt werden. Die momentane Diskussion über „Back to office-Pflicht“, bei denen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden auferlegen, zurück ins Büro zu kommen, müsste in vielen Fällen nicht mehr geführt werden. Hier sind meine TOP-Punkte für einen erfolgreichen Gestaltungsprozess neuer Büros. 1. Beginnen Sie mit einer offenen Kommunikation: Der erste Schritt zur erfolgreichen Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den Bürogestaltungsprozess ist eine offene Kommunikation. Informieren Sie Ihr Team darüber, dass Sie an einer Veränderung der Arbeitsumgebung arbeiten und betonen Sie den Mehrwert für alle. Ein transparenter Ansatz schafft Vertrauen und erhöht die Bereitschaft zur Mitwirkung. 2. Sammeln Sie Ideen und Feedback: Ihre Mitarbeiter sind Experten für ihre eigenen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe. Bitten Sie sie um Ideen und Feedback zur Bürogestaltung. Organisieren Sie Workshops oder Umfragen, um eine breite Palette von Vorschlägen zu erhalten. So fühlen sich die Mitarbeiter gehört und geschätzt. 3. Bilden Sie interdisziplinäre Teams: Um sicherzustellen, dass verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden, sollten Sie interdisziplinäre Teams bilden. Bringen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen zusammen, um vielfältige Standpunkte zu sammeln und Lösungen zu entwickeln, die für alle geeignet sind. 4. Schaffen Sie Testmöglichkeiten: Bevor Sie größere Veränderungen vornehmen, schaffen Sie Testmöglichkeiten. Richten Sie temporäre Bürobereiche ein, die von den Mitarbeitern genutzt und bewertet werden können. Dies ermöglicht es, Erkenntnisse zu gewinnen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die endgültige Bürogestaltung umgesetzt wird. 5. Zeigen Sie Wertschätzung: Anerkennung und Wertschätzung sind entscheidend, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Danken Sie Ihren Mitarbeitern für ihre Beteiligung und betonen Sie, wie wichtig ihre Beiträge für den Erfolg des Projekts sind. 6. Beteiligen Sie sich aktiv am Prozess: Als Führungskraft ist es wichtig, dass Sie sich aktiv am Bürogestaltungsprozess beteiligen. Zeigen Sie Ihr Engagement, indem Sie selbst Ideen einbringen und am Austausch teilnehmen. Dies signalisiert, dass das Projekt für Sie von großer Bedeutung ist. 7. Schaffen Sie Raum für Veränderung: Denken Sie daran, dass die Bürogestaltung ein fortlaufender Prozess ist. Flexibilität und die Bereitschaft zur Anpassung sind unerlässlich. Halten Sie regelmäßige Überprüfungen ab, um sicherzustellen, dass die Arbeitsumgebung den sich ändernden Bedürfnissen Ihres Teams gerecht wird.“
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