Arbeitszeugnis ausstellen: diese Fallstricke drohen Home Ein gutes Arbeitszeugnis ist eine wichtige Voraussetzung für das berufliche Vorankommen eines Arbeitgebers, etwa bei einer künftigen Bewerbung. Darum stellt der Gesetzgeber mannigfache Ansprüche an dessen Form und Inhalt. Werden diese nicht eingehalten, drohen dem Arbeitgeber unter Umständen langwierige und kostspielige Rechtsstreits, teilweise bestehen sogar Schadenersatzansprüche. Ein triftiger Grund für Unternehmer und Selbstständige, sich mit diesen Anforderungen auseinanderzusetzen. Oft beginnen die Unklarheiten schon bei der Frage, wer überhaupt Anspruch auf welches Zeugnis hat. Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn das Arbeitsverhältnis – egal ob durch Kündigung oder wegen Befristung – endet. Das gilt auch für Praktikanten, Auszubildende nach Ende der Ausbildung (dann spricht man von einem Ausbildungszeugnis) oder geringfügig Beschäftigte. Auch Beamte und Soldaten haben beim Ausscheiden aus dem Dienst ein Recht auf ein Zeugnis. Bei ihnen spricht man von einem Dienstzeugnis. Dies muss auf ihren eigenen Wunsch ebenso als qualifiziertes Zeugnis ausgeführt werden. Der Aufbau und die Angaben und über die Fähigkeiten, das Verhalten usw. sowie die Maßstäbe für deren Bewertung sind bei Beamten dieselben wie bei gewöhnlichen Arbeitnehmern. Arbeitszeugnisse immer in Schriftform ausstellen Jedes Arbeits- oder Ausbildungszeugnis bedarf immer der Schriftform inklusive Unterschrift, die einfache Textform (E-Mail etc.) reicht zur Erfüllung des Anspruchs nicht aus. Ferner ist der Arbeitgeber zur Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses verpflichtet, sofern der Arbeitnehmer darum bittet und das Arbeitsverhältnis lang genug bestand, um eine subjektive Beurteilung der Leistung und des Verhaltens vornehmen zu können. Dieser Anspruch des Arbeitnehmers auf das Zeugnis ist unabdingbar, das bedeutet, er kann nicht durch eine vertragliche Vereinbarung (egal ob im Arbeitsvertrag oder in einem evtl. Aufhebungsvertrag) ausgeschlossen oder durch eine Abfindung o. Ä. ersetzt werden, auch nicht mit ausdrücklicher Einwilligung des Arbeitnehmers. Besteht Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach Ende der Probezeit? Wird das Arbeitsverhältnis von einer Seite während der Probezeit beendet, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Ob es sich dabei um ein qualifiziertes Zeugnis handeln muss, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber nach der Kürze der Zeit bereits in der Lage ist, die Leistungen seines Arbeitnehmers objektiv zu bewerten. Anders sieht es bei erfolgreicher Beendigung der Probezeit aus. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, der Arbeitnehmer kann jedoch um ein gewöhnliches Zwischenzeugnis bitten. Wie lange hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Das Arbeitszeugnis ist grundsätzlich eine Holschuld des Arbeitnehmers. Er muss es also bei seinem Arbeitgeber beantragen. Hierzu hat er drei Jahre Zeit, falls er ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünscht, wobei die Frist mit dem letzten Tag des Jahres beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Aber Vorsicht, der Anspruch könnte schon innerhalb kürzerer Fristen verwirkt sein, also wenn der Arbeitgeber aufgrund besonderer Umstände davon ausgehen durfte, dass keine Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis mehr geltend gemacht werden (z.B. wenn sich der Arbeitgeber durch eine Quittung des Arbeitnehmers bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestätigen lässt, dass er alle Arbeitspapiere ausgehändigt hat und danach der Arbeitnehmer mehrere Monate keine Ansprüche mehr anmeldet.) Darf der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst schreibt? Das Arbeitszeugnis auszustellen ist eindeutig die Pflicht des Arbeitgebers bzw. des unmittelbaren Vorgesetzten, sie darf nicht an den betreffenden Arbeitnehmer delegiert werden. Geschieht dies im beiderseitigen Einverständnis dennoch, so drohen aber auch keine rechtlichen Konsequenzen. Darum mag es für viele Arbeitnehmer verlockend erscheinen, sich ihr eigenes Zeugnis auszustellen, jedoch besteht hierbei die Gefahr, dass ein unbedarfter Arbeitnehmer sich mit ungünstigen Formulierungen selbst schadet oder sein Arbeitszeugnis schlicht nicht den formalen Anforderungen, z. B. hinsichtlich des Aufbaus, entspricht. Letzteres kann ein inhaltlich optimales Arbeitszeugnis in den Augen eines neuen Arbeitgebers entwerten. Anforderungen an ein Arbeitszeugnis Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält ausschließlich die wichtigsten Daten zu Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Informationen über die Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und eine rein sachliche Tätigkeitsbeschreibung. Es wird darum für Bewerbungen allgemein als wenig hilfreich angesehen. Darum sollte jeder Arbeitnehmer auf ein qualifiziertes Zeugnis bestehen. Dieses enthält neben den sachlichen Angaben auch eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung sowie eine Beurteilung der fachlichen Leistung und des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers. Um hier zu einem objektiven Urteil zu kommen, werden einige Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gestellt, deren Nichterfüllung den Arbeitgeber juristisch angreifbar machen können. Unverzichtbar: Personalisierung Jedes Arbeitszeugnis muss persönlich für den betreffenden Arbeitnehmer geschrieben sein, auch wenn dieser nur kurzfristig oder als geringfügig Beschäftigter im Unternehmen tätig war. Das bloße Ausfüllen eines vorformulierten Standard-Arbeitszeugnisses mit den persönlichen Daten des Mitarbeiters genügt also nicht. Aber natürlich dürfen gewisse Standardpassagen einheitlich vorformuliert und immer wieder verwendet werden, z. B. die Unternehmensbeschreibung in der Einleitung. Einheitlichkeit des Arbeitszeugnisses Einheitlichkeit bedeutet bei Arbeitszeugnissen vornehmlich, dass der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nur ein Zeugnis für die gesamte Dauer seiner Tätigkeit ausstellen darf. Dieser Anspruch besteht auch, wenn der Arbeitnehmer in verschiedenen Bereichen tätig war. In solchen Fällen ist es üblich, die Beschreibung des beruflichen Werdegangs in chronologischer Reihenfolge abzufassen. Objektivität und Wahrheitsgehalt Ein Arbeitszeugnis muss stets der Wahrheit entsprechen. Bei den objektiv zu prüfenden Angaben wie der Anschrift, der Angabe der Position oder der Dauer der Beschäftigung ist dies auch kein besonderes Problem. Doch wann entspricht eine Formulierung zur Arbeitsleistung oder dem Sozialverhalten nicht mehr der Wahrheit? Hier sind die in der jeweiligen Branche allgemein üblichen Anforderungen als Maßstab heranzuziehen. Der Arbeitgeber darf bei der Ausstellung des Zeugnisses also nicht nach seinen subjektiven Wertmaßstäben vorgehen, da er so unter Umständen gegen seine Pflicht zur Objektivität verstößt. Dann drohen Schadenersatzansprüche durch den Arbeitnehmer. Pflicht zur Vollständigkeit Die Pflicht zur Vollständigkeit des Arbeitszeugnisses bezieht sich nicht nur auf die persönlichen Angaben zum Arbeitnehmer und dessen Tätigkeiten, sondern auch auf die Beurteilung von dessen fachlichem Können, die Bewertung seiner Arbeitsleistung und seines Sozialverhaltens. Es müssen also alle für die objektive Gesamtbeurteilung notwendigen Aspekte in der Leistungsbewertung berücksichtigt werden. Bei einer Führungskraft gehört hierzu auch die Befähigung zur Motivation und zum Führen von Mitarbeitern. Was bedeutet „Wohlwollen“ im Arbeitszeugnis? Aus dem Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, das eine positive berufliche Zukunft des Arbeitnehmers unterstützt, ergibt sich die Notwendigkeit, dieses auf eine Art zu formulieren, die allgemein als „wohlwollend“ bezeichnet wird. Diese Anforderung kann freilich leicht mit der gerade besprochenen Wahrheitspflicht kollidieren. In solchen Fällen hat Letztere Vorrang, jedoch dürfen negative Aspekte nicht vollkommen direkt und schonungslos formuliert werden. Auch ein schlechtes Zeugnis muss also in einem positiven Ton gehalten sein. Geringfügige Verfehlungen dürfen überhaupt nicht im Zeugnis aufgeführt werden. Noten und Formulierungen im Arbeitszeugnis Wie die vorstehende Auflistung zeigt, sind die Anforderungen an ein Arbeitszeugnis teilweise widersprüchlich und nur schwer miteinander vereinbar. Insbesondere die Ansprüche auf Wahrheit und Vollständigkeit können mit dem auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis kollidieren. Versucht ein Arbeitgeber sie alle zu erfüllen, leidet unter Umständen die Klarheit. Aus diesem Grund hat sich eine eigene Sprache für die Leistungsbeurteilung mit sich zahlreichen Verklausulierungen etabliert, auf die ein näherer Blick lohnt. Noten im Arbeitszeugnis Ein Arbeitszeugnis enthält zwar eigentlich keine Noten, jedoch hat sich mit der Zeit ein allgemeiner Konsens entwickelt, wonach bestimmte Formulierungen das Äquivalent zu einer Schulnote darstellen: Sehr gut (1): „… stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ Gut (2): „… stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ Befriedigend (3): Note befriedigend: „… stets zu unserer Zufriedenheit“ Ausreichend (4): Note ausreichend: „… zu unserer Zufriedenheit“ Mangelhaft (5): „… im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ Ungenügend (6): „… hat sich bemüht“ Vorsicht vor verklausulierten Formulierungen! Neben diesen fast allgemeingültigen Regeln, welche Formulierung welcher Note entspricht, gibt es eine Vielzahl von verklausulierten Formulierungen, die auf den ersten Blick neutral oder positiv erscheinen mögen, hinter denen sich jedoch ein vernichtendes Urteil verbirgt. So kann die lobende Erwähnung von Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit das genaue Gegenteil bedeuten oder als Hinweis zu verstehen sein, dass es an diesem Arbeitnehmer sonst nichts zu loben gibt. Wer hingegen bescheinigt bekommt, „mit Kollegen und Vorgesetzten stets gut zurecht“ gekommen zu sein (statt „mit Vorgesetzten und Kollegen“), war ein Querulant. Diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Dabei machen teilweise kleine Details den Unterschied zwischen höchstem Lob und vernichtender Kritik. Es ist darum von großer Wichtigkeit, dass jede Person, die sich mit der Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse beschäftigt, mit solchen Formulierungen vertraut ist oder sich durch die Konsultation eines qualifizierten Rechtsbeistands absichert. Die Schlussformel – einer der größten Fallstricke im Arbeitszeugnis Am Schluss des Arbeitszeugnisses lauert einer der größten Fallstricke, da in diesem sowohl der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses als auch ein Dank für die geleistete Arbeit und das Bedauern über das Ausscheiden des Arbeitnehmers zum Ausdruck kommen. Stehen die dabei gewählten Formulierungen in Widerspruch zur Beurteilung im Hauptteil oder fehlen sie komplett, entwerten sie unter Umständen auch das positivste Zeugnis. Die Schlussformel ist also von größter Bedeutung für die Deutung eines Arbeitszeugnisses. Arbeitgeber sind hier jedoch auf der sicheren Seite. Laut mehrerer Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts besteht bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis kein Anspruch auf eine bestimmte Formulierung in der Schlussformel. Beim Arbeitszeugnis auf der sicheren Seite Auch wenn wir an dieser Stelle keine vollständige Darstellung über alle Herausforderungen und Fallstricke bei der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses geben können, ist klar geworden, dass die Erstellung derartiger Schriftstücke anspruchsvoll ist. Eine mangelhafte Ausführung gibt häufig Anlass zu Rechtsstreits. Dies lässt sich vermeiden, indem Sie Arbeitszeugnisse von einem qualifizierten Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen lassen.
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