Hybrid Event: der Dreamliner Roll-In von Lufthansa // 7 Erfolgs-Faktoren Wie verbinden wir nach der Pandemie alle Lufthanseaten zwischen FRA, MUC und global? Wie gestalten wir die Erlebnisse für drei Zielgruppen gleichwertig, individuell und doch jeweils besonders? In nur 8 Wochen Vorbereitungszeit – und das bitte im Kostenrahmen? Mit passender Expertise und dem richtigen Netzwerk gelang es: „we take off to take care”! Wie wir beim hybrid Event gearbeitet haben und was wir gelernt haben: Ready to take off? Die Challenge: 1500 Gäste im Hangar 7 in FFM – wo der (einzige) Dreamliner steht 800 Gäste in MUC – die bitte ein besonderes Erleben haben sollen bis zu 5000 Gäste online weltweit – für alle, die nicht vor Ort sein können + drei Wellen mit Medien, Vertrieb, HONs (Premium Status Kunden) vorgelagert zur Mitarbeiter-Veranstaltung in FFM Die Ziele für Lufthansa? DANKE sagen nach der Pandemie: Es sind die Mitarbeiter, die echt gelitten, aber dennoch den Flugbetrieb gerockt haben. Es gilt Vertrauen neu zu stärken und für die Marke zu emotionalisieren. WELCOME Dreamliner: Produktpräsentation für Kunden, Medien und Mitarbeitende. Der erste Dreamliner (Boeing 787–9 aka D‑ABPA) wird begrüßt – ein Schritt zu mehr Nachhaltigkeit der Flotte. KURZUM: Nach der Pandemie braucht es ein Momentum des Umschwungs für die Mitarbeitenden. Ein Symbol des wieder nach vorne Schauens, Mut und Kraft schöpfen. Eine identitätsstiftende Zäsur, eine verändernde Kultur, ein WIR-Gefühl voller Stolz. Ready to take off: Konzept ausarbeiten, Team zusammenstellen, Kamera & Setdesign entwickeln Erlebnisse für die drei Zielgruppen des hybrid Event gestalten und sinnvoll zusammenführen mit 2 Monaten Vorlauf die Produktion auf den Punkt bringen (12. August — 14. Oktober 2022) alles unter dem Dach der Leadagentur Eisele Communications — hier einige Eindrücke im Film: 7 Tipps, um ein hybrid Event zu meistern 1: Ein stabiler Plan für flexible Inhalte Wir haben uns gefragt: Was soll dieses Event bewirken? Welche Botschaften wollen wir vermitteln? Welche Emotionen möchten wir ansprechen? Solange diese Fragen beim Kunden noch im Prozess waren, haben wir mit flexiblen Containern gearbeitet, die uns Planungssicherheit für die Show und die mediale Inszenierung gaben, während wir kurzfristig noch Inhalte hinzufügen konnten. Am Ende wurde klar: „we take off to take care” wird’s. Dieses Motto spiegelte die Lage bei Lufthansa postpandemisch wider und brachte auf den Punkt, wohin die Lufthansa zielt. Unser Ziel: Ein einprägsames Momentum für diese Veränderungen zu schaffen. Denn nur dann würden alle Gäste die Inhalte aufnehmen und sie im Alltag leben. Mit diesem Schlüsselmoment endete die Rede des CEO (welcher zugegebenermaßen erst am Vorabend finalisiert wurde — eine wirkungsvolle Irritation und Pointierung zugleich): Das Learning: Es lohnt, bis zur Zielgerade daran zu feilen, wie wir den Kern der Veranstaltung auf den Punkt bringen. Es gehört Mut dazu — im Falle des Tattoos sowohl diese Idee zu denken, aber auch für den gerade sechs Monate im Amt befindlichen CEO, sich damit zu zeigen. 2: Für jede Zielgruppe ein massgeschneidertes Event Ein hybrid Event hat den Vorteil, dass wir durch die digitale Komponente ein größeres Publikum erreichen können. Natürlich nur, wenn es gut gemacht wird. Dabei muss die Interaktion zwischen den Zielgruppen an den unterschiedlichen Orten durch die Programmgestaltung berücksichtigt werden. Wann, wie und wo gibt es sinnvolle Partizipation und wozu und wie wollen wir Gäste zusammenführen? Das Format muss konsequent nach den Bedürfnissen der jeweiligen Teilnehmenden ausgerichtet werden, um besondere Erlebnisse zu schaffen. Da der Dreamliner als Star unserer Veranstaltung nur in Frankfurt stand, mussten wir uns etwas für die Gäste am Standort München einfallen lassen. Schnell wurde klar: Es braucht ein besonderes Erlebnis. Deshalb sorgten wir mit Mike Petschel für ein fantastisches Warm Up-Programm und eine AfterShow-Band in MUC, um FOMO zu erzeugen: München, die Party-Stadt. „Warum war ich nicht da?“ Und die bei den Lufthanseaten beliebte LOVEHANSA konnte noch kurzfristig die Party beehren: Die digital zugeschalteten Gäste wurden parallel zum Countdown durch persönliche Begrüßung und ein exklusives Interview mit dem Chefpiloten ins Programm geholt. Hybrid wurde es, da wir die Orte im Stile einer “Außenschalte” zusammenbrachten. Das Resultat: Tolle Interaktionen mit Situationen wie bei “Wetten, dass..?!” — die Gäste überboten sich mit euphorischen Momenten! Natürlich bedeutet das jede Menge Mehraufwand in Vorbereitung und Durchführung — aber: die Momente sind priceless (und haben uns in ihrer Intensität überrascht — wow)! 3: Bildgestaltung vor Ort und digital denken Unser Handwerk der Inszenierung spielt bei jedem Event eine zentrale Rolle — besonders aber bei hybriden Formaten. Groß ist die Versuchung, sich digital ablenken zu lassen. Deshalb müssen permanent Reize gesetzt werden. Durch Kameraperspektiven, Musik, Orts- und Themenwechsel setzen wir ständig neuen Fokus und sorgen für Abwechslung. Speziell im Hangar galt es, die Dimensionen der Location zu berücksichtigen und das Kamera-Setup sowie das Licht anzupassen. Wie setzen wir den Dreamliner perfekt in Szene? Welche Blickwinkel sind spannend und übermitteln das Geschehen für nicht vor Ort Anwesende? Wie verbinden wir das Flugzeug mit Medien und Showelementen wie Mapping und LED-Wristbands? Hier der Start in unsere Show: Das Learning: In einem Flugzeug-Hangar braucht es unglaublich viel Beleuchtung. Aber ehrlich: Auch hier war das Budget irgendwann ausgereizt. Dann gilt es, geschickt mit den Möglichkeiten das Beste rauszuholen. Inszenierung heißt auch, potentielle Schwächen gekonnt zu kaschieren. 4: Setdesign ist das A&O bei hybriden Events Gutes Setdesign bringt Botschaften ohne Worte auf den Punkt. In unserem Fall eigentlich einfach. Nur wie muss der Dreamliner stehen, um die richtigen Bildhintergründe für Redner zu generieren und die passenden Medienflächen zu finden? Zumal: Wenn “der Vogel” geparkt ist, ändert sich da nichts mehr. Viele Gedanken sind in den Positionierungs-Prozess vom Dreamliner, Redner- und Publikumspositionen eingeflossen, hier ein paar Eindrücke des Ergebnisses: Zentral waren die Details am Ende des Triebwerks. Der Ausgang mit den Zacken sollte den markanten Hintergrund für unsere Redner stellen. Schließlich bildet dies für 50% der Veranstaltung die Kulisse. Ein Problem tauchte trotz aller Planung erst vor Ort auf: Die Besucher-Treppe sollte für besseren Publikumsverkehr im Dreamliner vorne am Flugzeug positioniert werden, hätte aber damit die Projektion komplett zerschossen. Glücklicherweise konnten wir die Treppe doch nach hinten stellen, sodass die Blicke und Kameraschüsse auf die Front frei blieben. Das Learning: Das Zeitinvestment hat sich mehr als ausgezahlt. Aber: Bis zum Ende aufmerksam bleiben und tüfteln, bis die perfekten Sichtachsen zur Geltung kommen. 5: Mit dem Kamera- & Licht-Setup für Magie sorgen Das Kamera-Setup ist entscheidend für die Qualität der Übertragung. Die Positionen der Akteure geben dabei die Basis für die Lichtgestaltung — alles wird zwar für das Publikum ins rechte Licht gesetzt, aber eben auch für die Kameras. So haben wir einiges an extra Licht speziell auf die Reifen und Turbine gesetzt, um durch entsprechende Kontraste mehr Tiefe in den Bildern zu erzeugen. Natürlich hätte eine Seilkamera im Hangar fantastische Bilder geliefert. Nur das leidige Budgetthema… — also haben wir uns für Kran und SteadyCam neben zwei Führungskameras entschieden. Bewegtbild heißt übrigens Bewegtbild, weil es bewegt ist. Durch Licht und Kamerabewegungen entsteht dann Magie. Mit nur vier bemannten Kameras und starkem Lichtdesign konnten wir maximales Erleben übertragen. Das Learning: Natürlich kosten Kran und SteadyCam wesentlich mehr als eine remote gesteuerte Kamera. Aber clevere Licht-Fokussierung und die Bewegung der Bilder erwecken das Geschehen so zum Leben, so dass ein echtes „Ich-bin-dabei“-Gefühl entsteht. 6: Eigene Dramaturgien für jeden Kanal denken Eine gute Dramaturgie ist wichtig, um das Erlebnis emotional und unvergesslich zu machen. Wir haben uns darauf konzentriert, Highlights zu setzen und einen guten Showflow zu entwickeln, um das Erlebnis spannend und unterhaltsam zu gestalten. Die Herausforderung für das hybrid Event war, dies in jeder Phase für drei Zielgruppen gleichzeitig zu denken und umzusetzen. Das Programm lief teilweise in FRA und MUC parallel mit eigenen Protagonisten und Inhalten. Hier der Programmplan: Eine Schwierigkeit lag darin, trotz differierendem Vorprogramm die Rede der CEOs aus Frankfurt pünktlich nach München zu übertragen. Hilfe bot uns ein Mediensystem aus dem TV-Bereich. Mithilfe einer EVS (live replay server) konnten wir das Programm aufzeichnen, zu Beginn der Rede einen Startpunkt definieren und so nahtlos — aber um eine Minute zeitversetzt — die Rede nach München übertragen. Essentiell war die enge Regie-Kommunikation zwischen MUC und FRA, die wesentlich für die gelungene Verzahnung von Proben und Show wurde. Was wir noch gelernt haben? Ein hybrid Event kann wirkungsvoll gelingen! Wenn die Inhalte gut auf die Kanäle angepasst sind und perfektes Timing für spannende Interaktionen sorgt — dann kann es großartig werden! Wir wurden immer wieder durch kleine Momente und unerwartete Reaktionen des Publikums auf unsere Aktionen überrascht: durch deren Aufmerksamkeit und Beteiligung und ihre wohlwollende und dankbare Wahrnehmung der Wertschätzung. So entstand ein Zusammenspiel. 7: Hybrid Event > es braucht vertrauensvolle Teams Solch ein komplexes Projekt benötigt das richtige Team. Mit zwei Monaten Vorlauf und durch die Pandemie fehlenden, weil abgewandertem Fachpersonal kein leichtes Unterfangen. Neben meiner Expertise im Bereich der Konzeption und Regie arbeite ich seit zwei Jahrzehnten im Netzwerk mit qualifizierten Menschen, bei denen ich weiß wie sie in der Zusammenarbeit funktionieren — weil sie ähnlich ticken und die gleichen Werte teilen. Ich liebe es, diese Verbindungen für Projekte zu schaffen. Ob Melanie Piorek für die Konzeption des Digitalerlebens, Kate Addas für die Regie in München oder das tolle Kamerapersonal — durch das Zusammenspiel gelingen großartige Momente — trotz Zeit- und Kostendruck! Danke auch an Neumann & Müller und WBLT für fantastische Technik und Stein Communication für das beeindruckende Videomapping. Das alles im guten Teamwork mit Storyteller Dominik Cini und Markus Eisele im lead. Die Konstellation von Menschen und Expertise schafft Verbindungen, die füreinander potenzieren. Das hat richtig Energie freigesetzt! Ein großes Danke für das Vertrauen von Eisele Communications! Natürlich wäre all das undenkbar, wenn zwischen Kunde und Agentur nicht ein jahrelanges Vertrauen bestehen würde. Unter den ungewöhnlichen Bedingungen, in acht Wochen parallel das vorliegende Grobkonzept zu verfeinern, Inhalte zu erarbeiten, im Budgetrahmen zu bleiben, war ein außergewöhnliches Team wichtig. Das besondere Maß an Vertrauen, das die Lufthansa in Markus Eisele setzte und das Eisele Communications uns gegenüber mitbrachte, hat das Ganze vom Prozess bis zum Ergebnis erst möglich gemacht. Und für das qualitative Ergebnis gesorgt. Danke nochmals an Jörn Huber, der die Verbindung hergestellt hat (hier mehr zu der Art des Zusammenarbeitens…). What’s Next? Darf ich Ihnen beim nächsten hybrid Event weiterhelfen? Mailen Sie mir einfach! © alle Fotos: Oliver Rösler / Eisele Communications Weitere Lesetipps rund um Hybrid Event: Hybride Events: 5 Tipps für gleichwertige Erlebnisse Hybride Events: What’s Next? — Events im Wandel // Podcast Staffel 2 WHY HOW WOW – What’s Next? // Das Fachbuch über Online-Events
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