Outdoor-Events planen – die besten Tipps für eine gelungene Open-Air-Veranstaltung

Wenn die ersten Fr hlingssonnenstrahlen an der Nase kitzeln, zieht es uns wieder vermehrt nach drau en. Hinzu kommt, dass Corona die meisten Veranstaltungen in geschlossenen R umen zurzeit untersagt. Deswegen bieten Outdoor-Events gerade jetzt eine gute M glichkeit, ein St ck Lebensqualit t und -freude zur ckzubringen. Planung ist dabei das A und O. Aktuell m ssen zudem einige wichtige Corona-bedingte Vorgaben eingehalten werden. Wir zeigen Ihnen die besten Tipps f r eine wirklich gelungene Outdoor-Veranstaltung. Planung ist alles Vor berlegungen f r ein gelungenes Outdoor-Event F r Ihre Planung finden Sie hier eine Checkliste mit den wesentlichen berlegungen f r Outdoor-Events: Welche Corona-Richtlinien muss ich beachten? Pr fen Sie die aktuellen Bestimmungen Ihrer Stadt oder Gemeinde in Bezug auf Location, Anzahl der G ste und angeordnete Hygienema nahmen. Gibt es Vorgaben f r Mund-Nasen-Bedeckungen, Abstandsmarkierungen, Hinweisschilder, Schnelltests, Desinfektionsm glichkeiten, Benennung eines Infektionsschutzbeauftragten f r die Essensausgabe oder weitere wichtige Planungsmodalit ten? Aus welchem Anlass veranstalte ich das Outdoor-Event? Feiern Sie ein Jubil um, ein Teamevent, einen Feiertag oder m chten Sie die Freiluft-Saison einl uten? Abh ngig vom Event leiten sich die Dekoration, Musik, der Dresscode und die Verpflegung ab. Wer steht auf der G steliste? Die Anzahl der geladenen G ste kann variieren, je nachdem, ob sich die Veranstaltung an einen bestimmten Personenkreis richtet, wie beispielsweise bei einem Betriebsausflug, oder ob es ein ffentliches Event wird. Abh ngig von der G steanzahl planen Sie die Bewirtung, die Anzahl der St hle, die Gr e der Tanzfl che usw. Unser Tipp: Sie kennen die konkrete Personenanzahl nicht? Dann sch tzen Sie diese, indem Sie als Vergleich hnliche Veranstaltungen aus der Vergangenheit heranziehen. Welche Location ist f r Ihr Event geeignet? Beachten Sie bei der Planung wichtige Faktoren wie die Wasserversorgung, die Anzahl der Toiletten vor Ort, Schlecht-Wetter-M glichkeiten usw. Bei einem Fest f r Familien kommt ein angeschlossener Spielplatz gut an, f r eine Seniorenveranstaltung sollte das Event ebenerdig stattfinden, um gut mit einem Rollator von A nach B zu kommen. In welchem Zeitraum findet das Event statt? Handelt es sich um eine Abendveranstaltung oder soll das Event am Tag stattfinden? Oder wird das Open Air sogar mehrere Tage hintereinander zelebriert? Abh ngig von der Tageszeit ndern sich die Bed rfnisse der G ste: Morgens erwarten sie in der Regel Kaffee und belegte Br tchen bei einem gem tlichen Vormittagsprogramm, abends punkten Veranstalter mit Grillgut und alkoholischen Getr nken bei stimmungsvoller Live-Musik. Ben tige ich f r die Umsetzung externe Dienstleister? Je gr er das Event ist, desto mehr Hilfe von anderen ben tigen Sie bei der Ausf hrung. Externe Dienstleister unterst tzen Sie beispielsweise beim Catering, bei der Live-Musik oder der Kinder-Unterhaltung, aber auch in Bezug auf die Ausstattung der Location mit Biertischgarnituren, Liegest hlen oder Geschirr. Fragen Sie rechtzeitig an. Wichtig ist, dass alle der oben genannten berlegungen ineinandergreifen. Besonders die Anzahl der G ste und die Location sind untrennbar miteinander verbunden. berlegen Sie: M chte ich ber 200 G ste f r mein Event einladen? Dann sollten Sie sich nach einer entsprechend gro en Location umsehen. Ist Ihnen hingegen eine bestimmte Location wichtig wie beispielsweise der Biergarten Ihres eigenen Restaurants, dann schneiden Sie die G stezahl auf die Gr e der Location zu. Events planen Corona-Regeln beachten Informieren Sie sich so zeitaktuell wie m glich auf der Corona-Website Ihres Bundeslandes ber die Regelungen f r Open-Air-Veranstaltungen und Au engastronomie. Denn die Richtlinien variieren je nach Region und Inzidenzzahlen. Diese groben Richtlinien f r Au en-Veranstaltungen im Hinblick auf Corona sollten Sie in jedem Fall beachten: Die Abstands-Regelung: Die Location sollte gemessen an der Besucheranzahl eine entsprechende Gr e haben. Nicht alle Tische d rfen von Besuchern genutzt werden, usw. Ein Hygienekonzept, das vor allem die Steuerung des Zutritts, die Vermeidung von dichten Warteschlangen usw. regelt. Bereitstellung von Desinfektionsmittel-Spendern. Gut sichtbare Aush nge, die auf aktuelle Ma nahmen hinweisen. Anwesenheitsdokumentation aller Teilnehmer und Besucher. Die Location als Grundpfeiler f r ein gelungenes Open-Air-Event Diese Checkliste gibt eine Orientierung bei der Location-Suche. Pr fen Sie, ob die Au enanlagen, die Sie f r eine Veranstaltung nutzen wollen, alle Voraussetzungen erf llen: Gr e Planen Sie neben den Sitzm glichkeiten zus tzlichen Platz zum Tanzen, f r ein Buffet, f r den Raucherbereich und f rs Unterhaltungsprogramm ein. Bitte beachten Sie zudem, dass Personen auf Outdoor-Events in Covid-Zeiten im Schnitt einen Abstand von 1,5m einhalten k nnen. Wasserversorgung Eine Versorgung mit Trinkwasser ist auf jedem Open-Air-Event ein echtes Muss. Beachten Sie au erdem die g ltige Trinkwasserverordnung (TrinkwV 2001), damit die entsprechenden gesetzlichen und technischen Vorgaben erf llt sind. Toiletten Gemessen an der G stezahl m ssen ausreichend WC-Anlagen zur Verf gung stehen. Diese sollten jederzeit nutzbar, leicht zu erreichen und entsprechend gekennzeichnet sein. Fluchtwege Achten Sie darauf, dass die Location jedes Outdoor-Events ber ausreichend Flucht- und Rettungswege verf gt. Schlecht-Wetter-M glichkeiten Planen Sie auch einen Wolkenbruch ein: Gibt es auf der gew hlten Location die M glichkeit zur Unterstellung? Was machen wir bei Regen? Outdoor-Events mit Weitsicht planen Nicht nur der April macht, was er will. Auch im Sommer kann das Wetter kurzfristig umschlagen. Deswegen sollte jeder Open-Air-Veranstalter einen Regen-Notfall-Plan in petto haben. Optimal ist nat rlich eine Ausweichm glichkeit in geschlossene R ume. Aber auch verschiedene Schirmsysteme, Sonnensegel und Pavillons k nnen gut Abhilfe schaffen. Parktisch ist hierbei vor allem, dass Schirm & Co. auch vor starker Sonne sch tzen. Tipps: Achten Sie bei Pavillons darauf, dass diese sich manuell an allen Seiten schlie en lassen oder aber von einer oder mehreren Seiten dauerhaft geschlossen sind. W hlen Sie wasserabweisende Sonnensegel. Setzen Sie auf festinstallierte Schirme, die sich auch von starken Windb en nicht zu Fall bringen lassen. Kommt es tats chlich zum bef rchteten Regenguss, nehmen Sie es mit Humor und reaktivieren Sie die gute Laune Ihrer G ste mit diesen Regen-Hits : Dancing in the rain Ruth Lorenzo Umbrella - Rihanna It s raining men The weather girls Mobiliar und Dekoration das Outdoor-Event perfekt in Szene setzen Neben Sonnen- (und Regen-) Schirmen geh ren vor allem passende Sitzgelegenheiten zum Must-have-Mobiliar. Als praktische L sung haben sich Biertisch-Garnituren bew hrt, an denen viele Menschen gleichzeitig essen, trinken und zusammensitzen k nnen. Um den Corona-bedingten Mindestabstand einzuhalten, sperren Sie entsprechende Bereiche ab. So vermeiden Sie als Veranstalter ein zu dichtes Aufeinandersitzen . Eine stilvolle Alternative zu den klassischen Biertischen bieten einzelne, kleine Tische mit St hlen. Diese k nnen direkt mit Abstand platziert werden. Auch Stehtische sorgen f r ein stimmungsvolles Ambiente. Eine komfortable und vielerorts gern genutzte Ausstattung f r Outdoor-Events sind Liegest hle. Die coolen Hingucker vermitteln das l ssige Gef hl einer Beach-Party. Auch die Handhabung und Organisation ist sehr praktisch. Die Vorteile von klappbaren Liegest hlen im berblick: mit Abstand aufstellbar leicht zu verstauen in geringen Liefermengen bestellbar individuell bedruckbar mit Logo/Spruch Wiedererkennungswert garantiert Eine stimmige Dekoration rundet die Location schlie lich perfekt ab. Hier gilt f r Outdoor-Events fast immer: Weniger ist mehr. Denn eine Open-Air-Veranstaltung schafft Leichtigkeit und einen ungezwungenen Rahmen inmitten der Natur. Zu viel Deko ist also in vielen F llen fehl am Platz. Sie k nnen sich bei der Gestaltung am Anlass des Outdoor-Events orientieren (z. B. bunte Servietten mit Tiermotiven f r eine Familienveranstaltung). Hier ein berblick ber einfache, aber effektive Dekorations-M glichkeiten, die quasi immer passen: Frisch geschnittene Blumen Kleine Gestecke Kr uter-T pfe oder Lavendel Farbenfrohe Girlanden F r den Abend: Lampions Lichterketten Windlichter auf den Tischen Fackeln (Achtung: offene Feuerstellen nie unbeaufsichtigt lassen!) Essen & Trinken der kulinarische Open-Air-Genuss Greifen Sie auch beim Thema Verk stigung auf einem Outdoor-Event das vorangegangene Sprichwort Weniger ist mehr auf. Statt Gourmet-K che erwarten G ste je nach Anlass in der Regel einfache Gerichte wie Bratwurst und Pommes. bersicht der Dos und Don ts hinsichtlich der Essensauswahl bei Outdoor-Events: Do Don t Eine kleine Auswahl an g ngigen Klassikern (z.B. Bratwurst, Pommes, Cr pes) >> Ein oder zwei vegetarische Alternativen d rfen gern dabei sein. Zu lange Speisekarten. Sie berfordern sowohl die G ste als auch das Personal. Frisch zubereitete Gerichte. Bereits erkaltete Speisen, Microwellen-Food, abgepacktes Essen Wartenummern vergeben und ausrufen, um zus tzliche Schlangen zu vermeiden. Alle G ste am Stand auf das Essen warten lassen. Eine bersichtliche Geschirr-R ckgabe f r Teller, Gl ser und Besteck organisieren >> Wenn es sich nicht vermeiden l sst, auf schmale Pappteller setzen (z. B. f r Pommes), Bratwurst einfach in Br tchen und Serviette ausgeben. Geschirr und Besteck aus Plastik hnlich wie f r die Speisen gilt auch f r die Getr nke: Lieber eine kleinere Auswahl anbieten. Fassbier, jeweils eine Sorte Rot- und Wei wein, ggf. Prosecco und eine kleine Auswahl an Softdrinks ist meist v llig ausreichend. Und f r Sie als Veranstalter besser planbar. Ein g ngiger Hit auf Sommer-Partys ist zudem eine leckere Bowle oder hausgemachte Limonade. Gastronomen, die Ihre Outdoor-Location direkt an der Gastst tte anliegen haben, sind bei der Planung der kulinarischen Verk stigung nat rlich klar im Vorteil. Ansonsten kann die Beauftragung eines externen Caterers eine gute L sung sein. Wer ein Outdoor-Event im kleineren, geschlossenen Rahmen veranstaltet beispielsweise als Teamevent kann auch ber ein Buffet nachdenken. Hier ist zu beachten, dass die Speisen angemessen warmgehalten oder gek hlt werden. Unterhaltung so sorgen Sie f r Stimmung! Neben dem leiblichen Wohl ist auch die Unterhaltung der G ste von gro er Bedeutung. F r eine Veranstaltung am Tag, bei der Familien erwartet werden, stellen Sie ein Programm f r Kinder auf die Beine. Gerade im Freien gibt es hier zahlreiche M glichkeiten wie etwa das Aufstellen verschiedener Spielger te, einer Seifenblasenmaschine usw. Welche Unterhaltung kommt beim erwachsenen Publikum gut an? Ob Teamevent, ffentliche Veranstaltung oder Familien-Party setzen Sie auf Live-Musik! Dabei eignen sich sowohl ein DJ als auch eine Band. Achten Sie darauf, dass die Musikauswahl zum Anlass des Open Airs und den G sten passt. Da Insektenstiche, ein Sonnenbrand oder Kopfschmerzen das Vergn gen eines Outdoor-Events schnell tr ben k nnen, empfehlen wir Ihnen, neben einem klassischen Erste-Hilfe-Kasten am besten folgende Goodies parat zu haben: Kopfschmerztabletten Mittel gegen Insektenstiche K hlpads Sonnencreme Mit diesen Tipps wird Ihre Open-Air-Veranstaltung zum unvergesslichen Erlebnis f r alle Teilnehmer. table.cl-blog td{ padding:8px; border:1px solid #dfdfdf; }

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Aktualisiert: 25.8.2024

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