Schon seit vielen Jahren existiert das Zero-E-Mail-Konzept in den unterschiedlichen Definitionen mit dem Ziel, dass Mitarbeiter von einer Reizüberflutung und unsinniger Ablagebeschäftigung befreit werden sollen. Diese blockieren teilweise immense Kapazitäten. Und dass vorwiegend mit Informationen von geringer Relevanz. Andererseits gehen wichtige E-Mails verloren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Zero-E-Mail verfolgt den Ansatz, auf interne E-Mail-Kommunikation möglichst komplett zu verzichten und den externen E-Mailverkehr zu reduzieren. Zudem gibt es noch die Methode Inbox-Zero, die durch Selbstorganisation zu einem aufgeräumten Eingangsordner führen soll, ohne den Ursprung des Problems an der Wurzel zu packen. Hier werden nicht die Symptome bekämpft, sondern der Versuch gestartet, das Chaos zu beherrschen. Gegebene Strukturen und Kulturen Vor allem in größeren Unternehmen ist häufig üblich, dass einige Mitarbeiter nahezu orgiastisch die CC-Funktionalität von E-Mails ausnutzen. Als reine Absicherungsfunktion, nur damit am Ende sichergestellt ist, dass sie keine Schuld an irgendetwas trifft, da sie alles ordnungsgemäß abgearbeitet haben. Leidtragende sind die Empfänger dieser E-Mails, die von einem derart überfüllten Eingangsordner in ihrem E-Mail-Programm erschlagen werden, dass ihnen keine Zeit für die eigentliche Arbeit übrig bleibt. Um sich diese Zeit zu holen, werden E-Mails, bei denen sie nur als CC-Empfänger eingetragen sind, häufig über Filter direkt wegsortiert, ohne jemals gelesen zu werden. Abgesehen davon sagt eine solche CC-Mentalität auch viel über die gelebte Unternehmenskultur aus. Denn eigentlich ist CC in vielen Fällen nur eine präventive Rechfertigung. Ein CC wird erst dann wertvoll, wenn es nicht mehr primär dem Selbstzweck des Versenders dient. Zero-E-Mail hat jedoch noch einen weiteren Zweck. Viele Informationen sind in Datensilos gehortet. In den meisten Fällen kommt in den Unternehmen die Kombination MS Outlook und Exchange-Server zum Einsatz. Der Eingangsordner des E-Mail-Programms wird zum Archiv und einer Wissensdatenbank für den einzelnen Mitarbeiter. Hier in seinem Postfach hortet sich der Schriftverkehr mit den Geschäftspartnern. Niemand anderes als der Mitarbeiter hat Zugriff auf dieses Wissen und seinen Kontext. Und wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird dieses Archiv ebenfalls für immer geschlossen. Ein dritter Aspekt für Zero-E-Mail ist der, den Anwendern nicht bewusste Verbrauch von Speicherkapazitäten. Jede E-Mail, die ich im Haus verteile, möglichst mit Anhängen versehen, multipliziert den Speicherbedarf mit der Anzahl der internen Empfänger. Wenn dann noch interne die Kommunikation über E-Mail erfolgt, werden die Inhalte bei den Antworten immer weiter aufgebläht. Häufig ist der Nutzinhalt ein einziger Satz, der jedoch noch eine mehrzeilige Signatur plus Disclaimer angehängt sind. Bei mehrfachem Hin und Her senden wird der Ballast ebenfalls multipliziert. Ist ein Leben ohne E-Mail möglich? E-Mail hat seine Berechtigung, denn E-Mail ist ein einheitliches, etabliertes System und ermöglicht einen unkomplizierten Austausch. Dieser sollte jedoch, soweit es nur irgendwie machbar ist, auf den Informationstransfer mit externen Partnern, wie zum Beispiel Kunden und Lieferanten, beschränkt sein. Also Menschen, die sich nicht im selben System befinden. Um den E-Mail-Verkehr zu reduzieren, gibt es die Option Messenger zu nutzen. Sie bieten die Möglichkeit der direkten Kommunikation und ermöglichen einen themenbezogenen Austausch, auch in Gruppen. Beispiele dafür sind zum Beispiel Slack (https://slack.com) und Microsoft Teams. Das Konzept Zero-E-Mail sieht ebenso vor, dass Informationen mit Relevanz für das Unternehmen und seine Mitarbeiter so abgelegt werden, dass sie immer und für jeden Berechtigten zur Verfügung stehen. Ein Lösungsansatz ist beispielsweise der Einsatz globaler Ablagesysteme wie Sharepoint oder eines Enterprise Social Network (ESN), welches dazu dient, Informationen jeder Art offen zu teilen und Wissen verfügbar zu machen. Mitarbeiter gewinnen deutlich an Effizienz, wenn sie nicht permanent im Recherchemodus operieren, um Wissen, das eine Organisation bereits besitzt, neu zu erarbeiten. Bei der Konzeptionierung ist jedoch immer darauf zu achten, dass keine zu große Fragmentierung der Kommunikation entsteht. Es ist äußerst unergiebig, wenn man in mehreren unterschiedlichen Anwendungen nach einer Information suchen muss. Für den Freelancer kann das in Ordnung sein, da er mit jedem seiner Geschäftspartner einen festgelegten Kanal nutzt. Für ein Unternehmen ist das jedoch kontraproduktiv. Bestehende Lösungen sind nicht gottgegeben Jedes Mal, wenn ich eine Diskussion Thema Zero-E-Mail und E-Mail im Allgemeinen verfolge, gehen die Beteiligten vom MS Outlook-Exchange-Konzept aus. Nie kommt jemand auf die Idee, die eingesetzten Werkzeuge infrage zu stellen. Immer wieder werden im Prinzip alte Softwarekonzepte, aus Zeiten, da E-Mail noch ein neues Medium war, für immer umfangreichere Kommunikation genutzt. Wie kann eine Alternative aussehen? Das wirklich Unproduktive an E-Mail ist nicht die E-Mail an sich, sondern die eingesetzten Werkzeuge, die sich seit 20 Jahren nicht wesentlich verändert haben. Das Handling wird dominiert von Workarounds. Stellen Sie sich vor, alle E-Mails werden sofort und automatisch Adressen und Vorgängen zugeordnet, während Sie gleichzeitig in Ihrem Posteingang landen. Sie müssen sich kein Ablagesystem im E-Mail-Programm schaffen, um den Überblick zu behalten. Sie können E-Mails so vielen Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen usw. zuordnen, wie Sie mögen. E-Mails, die mehreren Mitarbeitern im System zugestellt wurden, werden nur ein einziges Mal im System abgelegt, da sie als identisch erkannt werden und lediglich im Eingang aller Empfänger angezeigt. Das System besteht aus einer zentralen Datenbank, anstelle einzelner E-Mail-Programme, welche die Informationen getrennt im Zugriff haben. Schnelles, gezieltes Auffinden durch automatische Zuordnung Im System haben Adressen (i. d. R. Unternehmen), Ansprechpartner einer Adresse (die Kontaktpersonen), Vorgänge, Projekte und Produkte eigene Ablageordner. Jede E-Mail kann in beliebig vielen dieser Ablageordner hinterlegt werden. Diese können individuelle Strukturen besitzen und sehen aus, wie klassische Dateiordner. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann auf die komplette Kommunikation zu einem Vorgang, einer Adresse bzw. einer bestimmten Kontaktperson zugreifen. Das bedeutet, dass auch bei Krankheit oder Ausscheiden einer Person aus dem Unternehmen, alle Informationen verfügbar bleiben. Und zwar sauber abgelegt und somit schnell wiederauffindbar. Durch diese zentrale Verwaltung entfällt auch die Notwendigkeit alle, auch nur im fernsten betroffenen Kollegen, ins CC zu nehmen. Wenn eine Person interessiert ist, kann sie auf das Dokument zugreifen. Und selbst wenn ein CC sinnvoll ist, wird diese E-Mail nicht als Kopie gespeichert, sondern einfach im Eingangsordner der betroffenen Personen verlinkt. Natürlich kann die Notwendigkeit bestehen, dass eine E-Mail mal an einen Kollegen weitergeleitet wird. Gerne auch mit einer Anmerkung. Auch gerne in Gruppen und hin und her. In diesem Fall wird die E-Mail mit Anmerkungen versehen und mit dem Eingang der Empfänger verknüpft. Die Original-E-Mail bleibt erhalten und die Anmerkungen bleiben transparent und übersichtlich. Übersichtliche Eingangsordner sind kein Problem mehr Wissen Sie, was das Schöne an solch einem System ist? Es ist kein Problem den Eingangsordner leer zu halten. Viel weniger Menschen sehen sich genötigt, sie ins CC zu nehmen. Und ich selber kann unbekümmert alles in meinem Eingang löschen, was für mich aktuell nicht relevant ist. Die Information verschwindet nur aus meinem Eingangsordner. Sollte ich sie jedoch später benötigen, kann ich jederzeit gezielt darauf zugreifen. Und was die ganze Sache noch abrundet, ist, dass ich nicht nur E-Mails, sondern jede Art von Dokument und Datei auf diese Weise verwalten kann. Egal ob Word-Dokument oder Excel-Sheet, PDF oder Bild, sowie Ein- und Ausgangsfaxe (ja, diese werden tatsächlich noch eingesetzt) und und und … Ich muss keine E-Mail verfassen, um ein Dokument an meinen Kollegen zu verschicken und es gibt nicht x verschiedene Versionen an unterschiedlichen Speicherorten. Sodas man sich nie sicher sein kann, das korrekte Dokument vorliegen zu haben. In so einem System müssen auch Aufgaben nicht mehr als E-Mail erstellt werden. Dafür lassen sich beispielsweise Vorgänge definieren, denen alle Informationen und Dokumente zugeordnet werden können. Und Dokumente, die mehr als einer Person oder Vorgang zuordnungsbar sind, werden eben allen relevanten Objekten zugeordnet. Fazit Zero-E-Mail ist nicht nur ein Hirngespinst, es sorgt für deutlich mehr Übersicht und Effizienz am Arbeitsplatz jedes Einzelnen. Es ist einfacher loszulassen und dabei Informationen gleichzeitig für alle aktuell oder zukünftig Beteiligten bereitzustellen. Das fällt deutlich leichter, wenn wenig Fragmentierung und Redundanz durch umfangreich eingesetzte Lösungen besteht. Wer alles in einem Cockpit steuern kann, ist insofern entspannter und dabei effizienter, da er den Überblick behält. Fotonachweis Flash-Bros / Pexels (CC0 Lizenz) Vorheriger Beitrag: Vorteile von durchgängigen Prozessen aus Kundensicht Nächster Beitrag: Digitalisierung versus Digitalisierung E-Mails strukturiert und sicher ablegendabei können wir Sie unterstützen. Senden Sie uns eine kurze Mitteilung und wir liefern Ihnen die Informationen, wie eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann. Kontakt Der Beitrag Zero-E-Mail entlastet und schafft Übersicht erschien zuerst auf Apandia GmbH.
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