Die digitale Personalakte ist heutzutage noch kein Standard in der deutschen Unternehmenswelt und es hat den Anschein, dass Papierakten ewig bestehen. Dass diese unpraktisch sind, hat eine Studie der Anwaltskanzlei Beiten Burkhardt bewiesen: Diese besagt, dass 15 % der t glichen Arbeitszeit im Personalb ro mit der Dokumentensuche verbracht wird. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der Einf hrung der digitalen Personalakte diesen Aufwand reduzieren k nnen. Gr nde f r den Einsatz einer Digitalen Personalakte Die Einf hrung einer digitalen Personalakte bietet Unternehmen viele Vorteile gegen ber einer analogen Aktenf hrung. Mit einem Mausklick haben Personaler und Vorgesetzte Zugriff auf die digitale Personalakte und k nnen schnell Auskunft geben. Im Rahmen der digitalen Transformation werden Arbeitsabl ufe und Dokumente ins Web verlagert, um ortsunabh ngigen Zugriff zu erm glichen. Die Digitalisierung der Personalakte erfordert jedoch eine geeignete technische Infrastruktur. Einsparpotenzial der digitalen Personalakte Wenn Ihre Personalmitarbeiter 15 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, bedeutet das bei etwa sieben Vollzeitmitarbeitern, dass ein Mitarbeiter durchgehend mit dieser Aufgabe besch ftigt ist. Damit k nnen Sie sich in etwa vorstellen, wie gro Ihr zeitliches Einsparpotenzial ist. Webinar: Digitale Personalakte: Ihr Weg zur Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse Erhalten Sie exklusive Einblicke in Best Practices auf dem Weg zur Wahl einer digitalen Personalakte. Jetzt anmelden Ein zweiter Faktor ist das eingesparte Papier. Erst vor Kurzem hat mir ein Kunde berichtet, dass er Probleme mit dem Statiker bekommen hat, da die Sicherheit des Geb udes durch die Papierberge an Akten gef hrdet ist. Auf Papier basierte Prozesse haben einfach zu viel Gewicht: Eine Personalakte fasst durchschnittlich etwa 150 Papierbl tter, was einem Gewicht von einem Kilogramm entspricht. Schon bei 1000 Mitarbeitern sammelt sich somit ein Gewicht von einer Tonne an. Die Nutzung einer digitalen L sung beruhigt also nicht nur den Statiker, sondern entlastet auch Geldbeutel und Umwelt. Optimierung der Prozessqualit t Ein weiterer Punkt, der sich von Digitalisierungsprojekten oft erhofft wird, ist eine Verbesserung der Prozessqualit t. Um eine Verbesserung im Prozess zu erreichen, m ssen Sie mehr tun, als lediglich den Prozess digital abbilden. Das wusste bereits der ehemalige Vorstandschef der Tel fonica Deutschland Thorsten Dirks: Wenn Sie einen Schei prozess digitalisieren, haben Sie einen schei digitalen Prozess. Eine Studie des Center for HR and Information Systems unter insgesamt 51 Personaldienstleistern zeigt, dass Unternehmen mithilfe der digitalen Personalakte die Fehlerquote um 66 % verringern k nnen. Zus tzlich geben 70 % der Unternehmen eine Erh hung der Datensicherheit an, was auf detaillierte Berechtigungseinstellungen, revisionssichere Auswertungen und Archiv- und L schfunktionen nach EU-DSGVO zur ckzuf hren ist. Mit digitalen Personalakten Papierchaos vermeiden Viele Unternehmen setzen immer noch auf papierbasierte Prozesse, die sie jedoch in u. a. der Personalabteilung viel Zeit kosten. Mit der Einf hrung der digitalen Personalakte sind Sie in der Lage, Zeit bei der Dokumentensuche einzusparen. Doch nicht nur die Zeiteinsparung stellt einen Vorteil dar: Sie optimieren so auch deutlich Ihre Prozesse. Mit dieser Digitalisierung sparen Sie insgesamt Zeit, Kosten und Aufwand ein. Nicht zuletzt setzen Sie mehr auf Nachhaltigkeit, da Sie kein Papier mehr verschwenden. Websession: Digitale PersonalakteSollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zur Digitalisierung Ihrer Gesch ftsprozesse haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.Jetzt kostenlos Websession anfragen Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und die Kontaktdaten. Dann melden wir uns bei Ihnen. FAQ Was sind digitale Personalakten? Die digitale Personalakte ersetzt Papier-Personalakten und erlaubt einen dezentralen Zugriff auf digitale Dokumente. Welche Vorteile bieten digitale Personalakten? Die digitalen Personalakten bieten zahlreiche Vorteile, darunter effizientere Arbeitsabl ufe, Datenschutz und beschr nkten Zugriff, Revisionssicherheit sowie Imagegewinn. Ist eine digitale Personalakte Pflicht? Ab dem 01.01.2022 m ssen bestimmte Entgeltunterlagen nur noch elektronisch aufbewahrt werden, gem dem Gesetz zur nderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV- ndG). The post Digitale Personalakte: Einsparpotentiale nutzen und Nachhaltigkeit erreichen appeared first on ActivateHR.
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