Sind Sie angesichts der Vielzahl an Inhalten unsicher, welche Dokumente in einer digitalen Personalakte abgelegt werden sollten? Erfahren Sie in diesem Blog, welche Inhalte und Mitarbeiterdaten in eine elektronische Personalakte geh ren und welche in ihr nichts zu suchen haben. Digitale Personalakte nicht einfach nur allgemeine Dokumentenablage Die Inhalte der elektronischen Personalakte liefern wichtige Informationen ber Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsverlauf. Doch wenn Sie diese einf hren, sollten Sie von Anfang an sicherstellen, dass zu jeder Zeit nur zul ssige Informationen in der Akte abgelegt sind. Andernfalls k nnten es teuer werden und zu Problemen f hren, da Mitarbeiter m glicherweise Schadensersatzanspr che geltend machen w rden, weil ihre Datenschutzbestimmungen missachtet wurden. Welche Inhalte d rfen in die Akte? Die digitale Akte beinhaltet eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten, die f r Ihre Personalverwaltung und -entwicklung relevant sind. Nachfolgend finden Sie eine genaue Auflistung, welche Personaldaten Sie in die Akte einf gen d rfen. Abmahnungen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Foto) Gehaltsentwicklung & Lohnsteuerkarte Gesundheitsausweis (Bei Besch ftigung im Lebensmittelbereich) Mitarbeiterbeurteilung Personalstammdaten (Adresse, Geburtsdatum, etc.) Kopien von amtlichen Urkunden Sozialversicherungsausweis Schul-, Uni-, Zwischen- und Endzeugnisse Weiterbildungsnachweise Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag) & Bef rderungen Polizeiliches F hrungszeugnis E-Book: Die digitale Personalakte Hier erhalten Sie einen Überblick über typische Projektaufgaben zur Einführung einer digitalen Personalakte und wichtige Entscheidungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen. Jetzt anfordernE-Book: Die digitale Personalakte Wieso d rfen Sie nicht alle Inhalte in die digitale Personalakte einf gen? Obwohl die digitale Akte f r Sie eine umfassende Sammlung von Mitarbeiterdaten darstellt, gibt es bestimmte Inhalte, die Sie aufgrund von Datenschutzbestimmungen nicht in die Akte mit aufnehmen d rfen. Sensible pers nliche Informationen, wie Hobbies, private Reiseziele oder medizinische Unterlagen fallen darunter und d rfen nicht in ihr gespeichert werden. Die Beschr nkung auf relevante und arbeitsbezogene Informationen dient dem Schutz der Privatsph re Ihrer Mitarbeitenden und der Einhaltung geltender Datenschutzrichtlinien. Welche Inhalte d rfen nicht rein? Wie schon bei den erlaubten Dokumenten habe ich f r Sie eine Auflistung von Personaldaten erstellt, die Sie nicht in eine digitale Personalakte bernehmen d rfen: Hobbies Private Reiseziele Social-Media-Posts Pers nliche Vorlieben Politische Einstellung Religi se Orientierung rztliche Unterlagen oder Behandlungsprotokolle Kandidatur f r den Betriebsrat Vermerke ber die Leistung des Arbeitnehmers Auflistung von Krankheitstagen oder Krankheitsgr nden Webinar: Digitale Personalakte: Ihr Weg zur Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse Erhalten Sie exklusive Einblicke in Best Practices auf dem Weg zur Wahl einer digitalen Personalakte. Jetzt anmelden Digitale Personalakte Augen auf bei der Dokumentenwahl Die elektronische Personalakte bietet Ihnen eine effiziente und umfassende L sung f r die Verwaltung von Ihren Mitarbeiterdaten. Durch die klare Definition der Inhalte, die in die Akte aufgenommen werden k nnen, wird der Datenschutz gew hrleistet und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sichergestellt. Integrieren Sie die zugelassenen Informationen wie Abmahnungen, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse und Vertragsunterlagen, k nnen Sie Ihren HR-Prozess optimieren und eine professionelle Handhabung Ihrer Mitarbeiterdaten gew hrleisten. Gleichzeitig werden sensible pers nliche Informationen, wie Hobbies, private Reiseziele und medizinische Unterlagen aus rechtlichen Gr nden von der Aufnahme ausgeschlossen. Durch diese Abgrenzung wird die Privatsph re Ihrer Mitarbeiter gesch tzt und die datenschutzkonforme Handhabung der Akte gew hrleistet. Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Thema oder generell Informationen rund um das Thema der digitalen Personalakte ben tigen, k nnen Sie gerne einen Termin mit mir oder einem unserer Berater vereinbaren. The post Was beinhaltet die digitale Personalakte? appeared first on ActivateHR.
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