Die Einf hrung einer digitalen Personalakte wird f r viele Unternehmen ab einer gewissen Gr e zur absoluten Notwendigkeit. Aber auch kleinere Unternehmensgr en profitieren in gro em Ma e von den gebotenen Funktionalit ten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir Chancen und Herausforderungen dar, die die Einf hrung einer digitalen Personalakte bietet. Was sind digitale Personalakten? Die digitale Personalakte ist eine moderne Alternative zur klassischen Papier-Personalakte. Sie umfasst digitale Personaldokumente, die automatisch in einem zentralen Dokumentmanagementsystem verwaltet werden. Im Gegensatz zur Papierform erlaubt sie dezentralen Zugriff von berechtigten Personen von jedem Ort aus. E-Book: Die digitale Personalakte Hier erhalten Sie einen Überblick über typische Projektaufgaben zur Einführung einer digitalen Personalakte und wichtige Entscheidungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen. Jetzt anfordernE-Book: Die digitale Personalakte Vorteile passender L sungen aus Sicht der IT Viele Anbieter werben mit verschiedenen Funktionen und Technologien, sodass Unternehmen bei der Auswahl leicht den berblick verlieren k nnen. Wir haben die Informationen der gro en Anbieter f r Sie gesammelt und nach den folgenden Aspekten strukturiert, damit Sie sich abh ngig von dem in Ihrem Unternehmen identifizierten Engpass eine schnelle bersicht verschaffen k nnen. Hierbei beschr nken wir uns dieses mal auf die speziell f r IT-Abteilungen relevanten Aspekte. In einem zweiten Beitrag haben wir f r Sie die Chancen und Risiken der digitalen Personalakte aus Personalsicht zusammengefasst. Unserer Erfahrung nach kann eine digitale Personalakte viele Aspekte Ihres Unternehmens bereichern. Datenqualit t Eine der Hauptursachen f r die Akten-Digitalisierung, ist eine unzureichende Datenqualit t der aktuellen Best nde. Vor allem bei historisch gewachsenen Unternehmen ist dies ein oft ignoriertes aber best ndiges Problem. Mit digitalen Personalakten ist die Sicherstellung der Datenqualit t aber durch die damit verbundenen Prozesse und Systeme nahezu vorgegeben. Folgende Vorteile erhalten Sie: Abgerufenen Daten entsprechen dem aktuellsten Stand Automatisierte und planbare Validit tspr fungen um zu Datenvollst ndigkeit zu pr fen Klare Zust ndigkeiten und Anlaufstellen f r Datenbeschaffung und - nderung definieren Klarheit ber den Aktenbestand ist stets gew hrleistet: Sie erkennen unzureichende Aktenpflege, fehlenden Daten. Dies ist insbesondere bei der Vollst ndigkeit von Pflichtdokumenten entscheidend. Vermeidung von Redundanz, da ein Single Point of Truth geschaffen wird Sicherstellen von Compliance und festgelegten Prozessabl ufen Revisionssicherheit: nderungen sind jederzeit nachvollziehbar und protokolliert Bestehende Prozesse k nnen auf vielf ltige Art und Weise optimiert werden; des Weiteren wird die Transparenz der Prozessabl ufe gew hrleistet Workflow-gesteuertes L schen und Verschieben von Dokumenten Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion Strukturierte Ablage der Dokumente Automatische Prozesse und berwachung der Prozessstatus m glich Webinar: Digitale Personalakte: Ihr Weg zur Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse Erhalten Sie exklusive Einblicke in Best Practices auf dem Weg zur Wahl einer digitalen Personalakte. Jetzt anmelden Datenschutz (Privacy) und Datensicherheit (Security) Datenschutz und -sicherheit sind wichtige Punkte f r die interne IT. Bei der digitalen Personalakte bedeuten diese Folgendes: Individuelle Zugriffskontrolle, z.B. nach Nutzergruppe m glich Bei SAP-basierten L sungen: Gesicherte Zugriffsrechte mittels SAP-Rollenkonzept Durch Cloud und Backup-Systeme sind Daten vor Verlust, Zerst rung und Entwendung gesch tzt Zeitlich befristete Zugriffe und Teilzugriffe m glich, falls nur gewisse Bestandteile eines Dokuments vor Zugriff gesch tzt werden m ssen Integration Bei einer Anbindung direkt an ein bestehendes SAP System er ffnen sich weiterhin viele M glichkeiten: Interaktion zwischen Workflows und Akten m glich Zustellung von Daten per Workflow und Mail Termin berwachungen und Statuskontrolle von Akten Verkn pfung von Aufgaben L sst sich vollst ndig mit dem bestehenden HCM Datenbestand integrieren und ist dadurch stets aktuell. Bei einer passenden L sung sind hier keinerlei Datensynchronisierungen oder sogar -replikationen notwendig. Auch andere Systeme lassen sich bei einer passenden L sung leicht angliedern. So zum Beispiel verschiedene Datenquellen, wie MS Office, Outlook, Lotus Notes, Windows Filesystem, aber auch komplette Personalwirtschaftssysteme, wie SAP HCM oder Oracle HCM Cloud Websession: Digitale PersonalakteSollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.Jetzt kostenlos Websession anfragen Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und die Kontaktdaten. Dann melden wir uns bei Ihnen. FAQ Ist eine digitale Personalakte Pflicht? Ab dem 01.01.2022 m ssen bestimmte Entgeltunterlagen nur noch elektronisch aufbewahrt werden, gem dem Gesetz zur nderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV- ndG). Was geh rt in eine digitale Personalakte? In einer digitalen Personalakte sind alle Dokumente enthalten, die gesetzlich bedingt in jedem Fall aufzubewahren sind. Was geh rt nicht in eine Digitale Personalakte? Private Unterlagen, Daten oder Informationen, die die Pers nlichkeitsrechte eines Arbeitnehmers ber hren, wie psychologische und graphologische Gutachten. The post Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 1 Aus IT-Sicht appeared first on ActivateHR.
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