Warum braucht man einen Leitfaden für eine Pressemitteilung? Eine gut verfasste Pressemitteilung kann das Aushängeschild Ihrer Kommunikationsstrategie sein. Sie hilft nicht nur dabei, wichtige Informationen über Ihr Unternehmen oder Ihre Marke zu verbreiten, sondern kann auch das Interesse der Medien und potenzieller Kunden wecken. Ein Leitfaden hilft Ihnen alle wichtigen Aspekte im Blick zu behalten – von der Zielsetzung über die Formulierung bis hin zu den Feinheiten der Verbreitung. Schritt 1: Vorbereitung einer Pressemitteilung Der Hauptzweck einer Pressemitteilung besteht darin, Medienvertretern relevante Informationen bereitzustellen, die dann möglicherweise in Nachrichtenartikeln, Berichten oder Online-Medien veröffentlicht werden. Eine gut überlegte und formulierte Pressemitteilung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Botschaft aufgegriffen und verbreitet wird. Bestimmen Sie das Ziel Ihrer Pressemitteilung Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Pressemitteilung beginnen, ist es entscheidend, klare Ziele zu definieren und alle relevanten Informationen zu sammeln. Dieser Vorbereitungsschritt legt den Grundstein für eine erfolgreiche Pressemitteilung. Fragen, die Sie sich stellen sollten: Was wollen Sie erreichen? Möchten Sie ein neues Produkt vorstellen, eine wichtige Unternehmensankündigung machen oder auf ein bevorstehendes Ereignis aufmerksam machen? Wer ist Ihre Zielgruppe? Wen möchten Sie mit Ihrer Nachricht erreichen – Kunden, Investoren, Partner oder die breite Öffentlichkeit? Indentifizieren Sie Ihre Zielgruppe Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Identifizierung Ihrer Zielgruppe. Überlegen Sie, wen Sie mit Ihrer Pressemitteilung erreichen wollen. Handelt es sich um Kunden, Investoren, Geschäftspartner oder die breite Öffentlichkeit? Das Verständnis Ihrer Zielgruppe beeinflusst die Art und Weise, wie Sie Ihre Nachricht formulieren und verbreiten. Sammeln Sie alle relevanten Informationen Sobald Sie das Ziel und die Zielgruppe definiert haben, beginnen Sie mit dem Sammeln aller relevanten Informationen. Diese Informationen dienen dazu, Ihre Nachricht zu untermauern und glaubwürdiger zu machen. Dazu gehören Fakten, Daten und Statistiken, die Ihre Aussagen stützen. Zum Beispiel, wenn Sie die Einführung eines neuen Produkts ankündigen, sollten Sie präzise Informationen über die Produktmerkmale, Vorteile und den Marktbedarf bereitstellen. Zitate von relevanten Personen sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil Ihrer Pressemitteilung. Holen Sie Zitate von Führungskräften, Experten oder anderen bedeutenden Persönlichkeiten ein, die Ihre Nachricht unterstützen und ihr mehr Gewicht verleihen. Ein gut platziertes Zitat kann Ihrer Pressemitteilung eine persönliche Note geben und die Glaubwürdigkeit erhöhen. Zum Beispiel könnte der CEO Ihres Unternehmens die Bedeutung der neuen Technologie hervorheben, die Sie vorstellen, oder ein Experte könnte die positiven Auswirkungen Ihrer Initiative auf die Branche erläutern. Tipp: Durch sorgfältige Vorbereitung und die Sammlung aller notwendigen Informationen stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilung klar, präzise und wirkungsvoll ist. Dieser Schritt hilft Ihnen, eine solide Grundlage zu schaffen, auf der Sie Ihre Nachricht aufbauen können. Schritt 2: Pressemitteilung schreiben Aufbau und Länge Eine Pressemitteilung sollte insgesamt nicht mehr als eine Seite umfassen, was etwa 400-500 Wörtern entspricht. Dies stellt sicher, dass die Nachricht kompakt und prägnant bleibt und die Aufmerksamkeit der Leser erhalten bleibt. Überschrift und Untertitel Die Überschrift ist das erste, was Journalisten und Redakteure lesen, daher sollte sie prägnant und aufmerksamkeitsstark sein. Sie sollte in wenigen Worten klar vermitteln, worum es in der Pressemitteilung geht. Ein optionaler Untertitel kann zusätzliche Informationen liefern und das Interesse weiter wecken. Länge: 10-15 Wörter Beispiel: Überschrift: Berliner Startup XXX erobert den Markt für erneuerbare Energien Untertitel: Neue Technologie senkt Kosten und erhöht Effizienz von Solaranlagen Einleitung (Lead) Die Einleitung ist einer der wichtigsten Teile der Pressemitteilung. Sie sollte die wichtigsten Informationen kurz und prägnant zusammenfassen. In der Regel beantwortet der Lead die grundlegenden Fragen: Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie. Länge: 30-50 Wörter Beispiel: Das Berliner Startup XXX hat heute die Markteinführung einer neuen Technologie angekündigt, die die Kosten für Solaranlagen erheblich senken und deren Effizienz steigern soll. Die Einführung dieser Technologie erfolgt im Rahmen der EnergyTech 2024 Messe in Berlin. Hauptteil Der Hauptteil Ihrer Pressemitteilung sollte detaillierte Informationen bereitstellen und die wichtigsten Punkte aus der Einleitung erweitern. Hier können Sie Hintergründe, Zitate von wichtigen Personen und zusätzliche Details einfügen. Länge: 200-300 Wörter Tipps: Nutzen Sie Absätze, um den Text leserfreundlich zu gestalten. Fügen Sie relevante Statistiken und Fakten ein, um Ihre Aussagen zu untermauern. Verwenden Sie Zitate von Führungskräften oder Experten, um Ihrer Pressemitteilung eine persönliche Note zu geben. Beispiel: Peter Mustermann, CEO von XXX, erklärt: Unsere neue Technologie stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Nutzung erneuerbarer Energien dar. Durch die Senkung der Kosten um 20% und die Steigerung der Effizienz um 30% können wir einen wichtigen Beitrag zur Bekämpfung des Klimawandels leisten. Abschließende Informationen Hier können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, die für die Leser von Interesse sein könnten, wie z.B. zukünftige Pläne oder weiterführende Links. Länge: 50-70 Wörter Beispiel: Die Technologie wird ab dem dritten Quartal 2024 verfügbar sein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.xxx.de. Boilerplate Die Boilerplate ist ein standardisierter Textblock, der grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen enthält. Sie sollte kurz und prägnant sein und einen Überblick über die wichtigsten Aspekte Ihres Unternehmens geben. Länge: 30-50 Wörter Beispiel: Über XXX: XXX ist ein führendes Unternehmen im Bereich erneuerbare Energien mit Sitz in Berlin. Gegründet im Jahr 2018, hat sich das Unternehmen auf die Entwicklung innovativer Technologien zur Nutzung von Solarenergie spezialisiert. Kontaktdaten Vergessen Sie nicht, die Kontaktdaten eines Ansprechpartners anzugeben, der für die Presse gut erreichbar ist und für Rückfragen zur Verfügung steht. Dies erhöht die Glaubwürdigkeit Ihrer Pressemitteilung und erleichtert es Journalisten, bei Bedarf weitere Informationen zu erhalten. Beispiel: Pressemitteilung zur Unternehmenspartnerschaft Überschrift: Global Player und Startup gehen strategische Partnerschaft ein Untertitel: Zusammenarbeit soll Entwicklung neuer KI-Technologien vorantreiben Einleitung: Das globale Technologieunternehmen Global Player und das auf Künstliche Intelligenz spezialisierte Startup AI Future haben heute eine strategische Partnerschaft angekündigt. Ziel der Zusammenarbeit ist die Entwicklung neuer KI-Technologien, die den Markt revolutionieren sollen. Hauptteil: Im Rahmen der Partnerschaft werden beide Unternehmen ihre Ressourcen und ihr Know-how bündeln, um innovative Lösungen im Bereich Künstliche Intelligenz zu entwickeln. Peter Mustermann, CEO von Global Player, erklärte: Diese Partnerschaft ermöglicht es uns, unsere Expertise im Technologiebereich mit dem kreativen Potenzial von AI Future zu kombinieren. Gemeinsam werden wir neue Maßstäbe in der KI setzen.' Abschließende Informationen: Die ersten gemeinsamen Projekte werden voraussichtlich im nächsten Jahr auf den Markt kommen. Weitere Informationen über die Partnerschaft und zukünftige Entwicklungen finden Sie auf den Websites beider Unternehmen. Boilerplate: Über Global Player: Global Player ist ein führendes Technologieunternehmen mit Sitz in New York, das sich auf die Entwicklung und Bereitstellung innovativer Lösungen im Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie spezialisiert hat. Über AI Future: AI Future ist ein junges, dynamisches Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz konzentriert. Pressekontakt: Tipp: Lesen Sie auch unseren Ratgeber zum Thema Pressemitteilung schreiben. Schritt 3: Überprüfung der Pressemitteilung Nachdem Ihre Pressemitteilung verfasst wurde, ist die Überprüfung ein entscheidender Schritt, bevor Sie mit dem Versand beginnen. Eine sorgfältige Überprüfung stellt sicher, dass Ihre Pressemitteilung fehlerfrei, klar und professionell ist, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie von Journalisten und Medienvertretern positiv aufgenommen wird. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Überprüfung Ihrer Pressemitteilung beachten sollten: Rechtschreibung und Grammatik Überprüfen Sie die Pressemitteilung gründlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie Pressemitteilung wirkt professionell und zeugt von Sorgfalt. Verwenden Sie Rechtschreibprogramme und -tools, um offensichtliche Fehler zu identifizieren. Lassen Sie den Text zusätzlich von mehreren Personen gegenlesen, da vier Augen mehr sehen als zwei. Klarheit und Verständlichkeit Stellen Sie sicher, dass die Pressemitteilung klar und verständlich ist. Vermeiden Sie Fachjargon und komplizierte Formulierungen, die den Lesefluss stören könnten. Ihre Pressemitteilung sollte so geschrieben sein, dass sie auch von Personen außerhalb Ihrer Branche verstanden wird. Prüfen Sie, ob die wichtigsten Informationen leicht erkennbar und logisch strukturiert sind. Konsistenz und Formatierung Überprüfen Sie die Pressemitteilung auf Konsistenz in der Schreibweise und Formatierung. Stellen Sie sicher, dass alle Namen, Titel, Daten und Zahlen korrekt und einheitlich sind. Achten Sie darauf, dass die Absätze einheitlich formatiert sind und der Text gut strukturiert ist. Dies erleichtert das Lesen und Verstehen der Pressemitteilung. Relevanz und Nachrichtenwert Lesen Sie die Pressemitteilung noch einmal durch und prüfen Sie, ob alle enthaltenen Informationen relevant und von Nachrichtenwert sind. Überlegen Sie, ob Ihre Nachricht wirklich von Interesse für die Zielgruppe ist und ob sie alle wichtigen Aspekte abdeckt. Stellen Sie sicher, dass die Pressemitteilung die W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Warum, Wie) klar beantwortet. Tipp: Bitten Sie jemanden außerhalb Ihres Unternehmens, die Pressemitteilung zu lesen und Feedback zu geben, ob die Nachricht klar und relevant ist. Zitate und Quellen Überprüfen Sie die Richtigkeit und Relevanz der Zitate und Quellenangaben. Stellen Sie sicher, dass alle Zitate korrekt wiedergegeben sind und dass die zitierten Personen und deren Titel richtig benannt sind. Achten Sie darauf, dass die Zitate die Hauptaussagen Ihrer Pressemitteilung unterstützen und nicht unnötig in die Länge gezogen sind. Kontaktdaten Vergessen Sie nicht, die Kontaktdaten eines Ansprechpartners anzugeben, der für die Presse gut erreichbar ist und für Rückfragen zur Verfügung steht. Dies sollte eine Person sein, die mit den Details der Pressemitteilung vertraut ist und kompetent auf Anfragen antworten kann. Fügen Sie den vollständigen Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners hinzu. Einhaltung der Richtlinien Stellen Sie sicher, dass die Pressemitteilung alle Richtlinien und Standards Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche erfüllt. Dies kann die Einhaltung bestimmter Stilvorgaben, rechtlicher Anforderungen oder interner Kommunikationsrichtlinien umfassen. Überprüfen Sie, ob alle relevanten Freigaben und Genehmigungen vorliegen, bevor die Pressemitteilung versendet wird. Schlusskorrektur Führen Sie eine abschließende Korrektur durch, um sicherzustellen, dass alle vorherigen Schritte ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Dies ist der letzte Kontrollpunkt, bevor die Pressemitteilung versendet wird. Achten Sie darauf, dass der Text leicht lesbar und ansprechend gestaltet ist. Schritt 4: Verbreitung der Pressemitteilung Nachdem Ihre Pressemitteilung verfasst und überprüft wurde, ist es an der Zeit, sich mit der Verbreitung und Nachbereitung zu befassen. Die beste Pressemitteilung erzielt keine Wirkung, wenn sie nicht effizient verteilt und nachverfolgt wird. Hier sind die wesentlichen Schritte, die Sie nach der Erstellung Ihrer Pressemitteilung unternehmen sollten. Auswahl der richtigen Verteiler Wählen Sie sorgfältig die Medienkontakte aus, die für Ihre Pressemitteilung relevant sind. Erstellen Sie eine Liste von Journalisten, Redakteuren und Medienkanälen, die sich auf Ihre Branche oder Ihr Thema spezialisiert haben. Tipp: Nutzen Sie PR-Datenbanken und Medienverzeichnisse, um Ihre Kontaktliste zu erweitern und sicherzustellen, dass Sie die richtigen Ansprechpartner erreichen. Personalisierter Versand Senden Sie Ihre Pressemitteilung nicht einfach an eine allgemeine E-Mail-Adresse. Versuchen Sie, jede E-Mail zu personalisieren und den Empfänger direkt anzusprechen. Dies zeigt, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, den richtigen Ansprechpartner zu finden, und erhöht die Chancen, dass Ihre Pressemitteilung gelesen wird. Beispiel: Sehr geehrte Frau Müller, als Technologie-Redakteurin der XYZ Zeitung möchte ich Ihnen unsere neueste Innovation im Bereich der erneuerbaren Energien vorstellen Tipp: Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt für die Veröffentlichung Ihrer Pressemitteilung. Wichtig ist, dass Ihre Nachricht nicht in der Flut anderer Meldungen untergeht. Vermeiden Sie deshalb Zeiten, in denen viele andere Pressemitteilungen veröffentlicht werden, wie z.B. Montagmorgen oder Freitagnachmittag. Nutzung von Presseportalen und Online-Presseverteilern Neben dem direkten Versand an Medienkontakte können Sie Ihre Pressemitteilung auch auf verschiedenen Presseportalen und Nachrichtenwebsites veröffentlichen. Diese Portale haben oft eine breite Reichweite und können dazu beitragen, dass Ihre Nachricht von noch mehr Journalisten und potenziellen Kunden gesehen und online dauerhaft gefunden wird. Online-Presseverteiler, wie connektar oder openPR, helfen Ihnen Ihre Pressemitteilung automatisiert an weitere Presseportale zu verbreiten. Tipp: Testen Sie connektar 14 Tage lang unverbindlich und kostenfrei, um Ihre Pressemitteilungen auf bis zu 100+ Presseportale zu verbreiten! Soziale Medien und Unternehmenswebsite Vergessen Sie nicht, Ihre Pressemitteilung auch über Ihre eigenen Kanäle zu verbreiten. Posten Sie sie auf Ihrer Unternehmenswebsite unter einer speziellen Rubrik für Pressemitteilungen und teilen Sie sie über Ihre sozialen Medien, um eine breitere Zielgruppe zu erreichen. Tipp: Nutzen Sie relevante Hashtags und markieren Sie Journalisten oder Medien, die sich für Ihre Nachricht interessieren könnten. Nachverfolgung und Analyse Beobachten Sie die Medienberichterstattung, um zu sehen, ob und wie Ihre Pressemitteilung aufgegriffen wurde. Nutzen Sie Medienbeobachtungsdienste wie Google Altert oder kostenpflichtige Dienste wie Meltwater oder Cision, um Artikel, Blogbeiträge und Social-Media-Erwähnungen zu verfolgen. Analysieren Sie die Ergebnisse Ihrer Pressearbeit. Erstellen Sie Berichte über die Reichweite, die Anzahl der Veröffentlichungen und das Feedback, das Sie erhalten haben. Diese Auswertung hilft Ihnen, Ihre zukünftigen Pressemitteilungen zu verbessern und Ihre PR-Strategie anzupassen. Pflegen Sie die Beziehungen zu den Journalisten und Medienkontakten, mit denen Sie erfolgreich zusammengearbeitet haben. Senden Sie ihnen regelmäßig Updates und exklusive Informationen, um Ihr Netzwerk zu stärken und zukünftige Pressemitteilungen besser platzieren zu können. Bitten Sie Ihre Medienkontakte um Feedback zu Ihrer Pressemitteilung. Finden Sie heraus, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte. Dies hilft Ihnen, Ihre zukünftigen Pressemitteilungen noch zielgerichteter und effektiver zu gestalten. Leitfaden Pressemitteilung als Checkliste 1. Vorbereitung einer Pressemitteilung [ ] Ziel der Pressemitteilung definiert (z.B. Produktvorstellung, Unternehmensankündigung, Veranstaltung) [ ] Zielgruppe identifiziert (z.B. Kunden, Investoren, Partner, Öffentlichkeit) [ ] Alle relevanten Fakten, Daten und Statistiken gesammelt [ ] Zitate von Führungskräften, Experten oder anderen relevanten Personen eingeholt 2. Pressemitteilung schreiben [ ] Prägnante Überschrift erstellt (10-15 Wörter) [ ] Optionaler Untertitel hinzugefügt [ ] Einleitung formuliert, die die W-Fragen beantwortet (30-50 Wörter) [ ] Detaillierte Informationen bereitgestellt (200-300 Wörter) [ ] Absätze genutzt, um den Text leserfreundlich zu gestalten [ ] Relevante Statistiken und Fakten eingefügt [ ] Zitate von Führungskräften oder Experten integriert [ ] Zusätzliche relevante Details und weiterführende Links hinzugefügt (50-70 Wörter) [ ] Boilerplate mit grundlegenden Informationen über das Unternehmen erstellt (30-50 Wörter) [ ] Kontaktdaten eines Ansprechpartners angegeben (Name, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) 3. Überprüfung der Pressemitteilung [ ] Pressemitteilung gründlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüft [ ] Rechtschreibprogramme und -tools verwendet [ ] Text von mehreren Personen gegenlesen lassen [ ] Sicherstellen, dass die Pressemitteilung klar und verständlich ist [ ] Fachjargon und komplizierte Formulierungen vermieden [ ] Wichtigste Informationen leicht erkennbar und logisch strukturiert [ ] Konsistenz in der Schreibweise und Formatierung überprüft [ ] Namen, Titel, Daten und Zahlen korrekt und einheitlich [ ] Überprüfung der Relevanz und des Nachrichtenwerts der enthaltenen Informationen [ ] Sicherstellen, dass die Pressemitteilung die W-Fragen klar beantwortet [ ] Richtigkeit und Relevanz der Zitate und Quellenangaben überprüft [ ] Zitate korrekt wiedergegeben und zitierten Personen richtig benannt [ ] Einhaltung aller Unternehmens- und Branchenrichtlinien sichergestellt [ ] Alle relevanten Freigaben und Genehmigungen eingeholt [ ] Abschließende Korrektur durchgeführt 4. Verbreitung der Pressemitteilung [ ] Liste von Journalisten, Redakteuren und Medienkanälen erstellt [ ] PR-Datenbanken und Medienverzeichnisse genutzt [ ] Pressemitteilung personalisiert an ausgewählte Kontakte versendet [ ] E-Mails direkt an die Empfänger adressiert [ ] Pressemitteilung auf verschiedenen Presseportalen und Nachrichtenwebsites veröffentlicht [ ] Pressemitteilung auf der Unternehmenswebsite und in sozialen Medien geteilt [ ] Relevante Hashtags genutzt und Journalisten/Medien markiert 5. Nachverfolgung und Analyse [ ] Medienberichterstattung beobachtet [ ] Dienste wie Google Alerts, Meltwater oder Cision genutzt [ ] Ergebnisse der Pressearbeit analysiert [ ] Berichte über Reichweite, Anzahl der Veröffentlichungen und Feedback erstellt [ ] Beziehungen zu erfolgreichen Medienkontakten gepflegt [ ] Regelmäßig Updates und exklusive Informationen gesendet [ ] Feedback von Medienkontakten eingeholt [ ] Verbesserungspotenzial identifiziert und zukünftige Pressemitteilungen angepasst Der Beitrag Leitfaden Pressemitteilung: So Erzielen Sie maximale Aufmerksamkeit erschien zuerst auf connektar.de.
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