Provider-Management-Tools werden verwendet, um die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen IT-Service-Providern zu verwalten. Sie unterst tzen Unternehmen, ihre Provider und Lieferanten zu verwalten, ihre Leistung zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens erf llen. Dabei gibt es keine Einheitsl sung f r an die Tools gestellte Anforderungen, weil die Funktionsschwerpunkte der eingesetzten Tools h ufig verschieden sind. Dieser Artikel vergleicht drei Tools mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten: ServiceNow, SAP Ariba und Kissflow Procurement, die als Provider-Management-Tool genutzt werden k nnen. Provider-Management-Tools Funktionsanforderungen im Providermanagement Neben allgemeinen Anforderungen an ein Provider-Management-Tool wie intuitive Bedienbarkeit schnelle Einarbeitung f r Benutzer:innen einfache M glichkeit der Anpassung an die individuellen Bed rfnisse eines Unternehmens Skalierbarkeit Wirtschaftlichkeit Unterst tzung von unterschiedlichen Rollen Datensicherheit und Datenintegrit t, gibt es funktionelle Anforderungen, die f r die Aktivit ten im Providermanagement wichtig sind. Diese Funktionsanforderungen fokussieren auf die Unterst tzung des Unternehmens bei folgenden Providermanagement-Aufgabenbereichen: Vertragsmanagement, Performance Management, Beziehungsmanagement, Risikomanagement, Changemanagement, Providerbewertung, Compliance Management, Continual Improvement und Financial Management. Jeder Aufgabenbereich wird im Idealfall durch einen Funktionsbereich im Tool unterst tzt, siehe hierzu auch unser Blogbetrag: SharePoint-gest tzte Providersteuerung alle Infos an einem Ort Providermanagement Funktionsbereiche Funktionsbereich Beschreibung Vertragsmanagement Hier werden alle vertraglichen Informationen eines jeden Providers gemanagt. Diese f ngt bei der Spezifikation der von einem Provider zu erbringenden Services an und endet bei der Vergabe der Service-Erbringung an einen Provider und den damit verbundenen Vertragsdokumenten. Neben Servicespezifikationen sind hier die Rahmenvertragsregelungen bzgl. Aufgaben und Pflichten der Parteien, sowie der Gestaltung der Kooperation relevant. Das Managen umfasst den ganzen Vertrags-Life-Cycle: Vertr ge schlie en, ndern, beenden. Die Bereitstellung der aktuellen Vertragsdokumente f r die Providersteuerung ist wichtig. Risikomanagement Zum Funktionsbereich Risikomanagement z hlen alle Aktivit ten zur Identifikation, Bewertung und zum Managen der Risiken im gesamten Lebenszyklus der IT-Services. Beziehungsmanagement Im Fokus dieses Bereichs steht die aktive Pflege der Beziehung zum Provider. Alle Informationen wie Meeting-Protokolle, Termine, Aktionen, Kommunikationsmatrix usw. sind zu verwalten und den Betroffenen zug nglich zu machen. Performance Management Die Einhaltung der im Vertrag vereinbarten Service-Level, d.h. die Perfomance des Providers, werden in diesem Funktionsbereich gemanagt. Hierf r werden Kennzahlen-Werte ermittelt und den Soll-Werten gegen bergestellt. Providerbewertung Die Provider werden periodisch bez glich ihrer Gesamtleistung im Hinblick auf die Leistungsqualit t und ihre Kooperation bewertet. Hier werden die Bewertungen pro Provider aufgenommen, zusammengefasst und konsolidiert dargestellt. Trendanalysen erm glichen die Einsch tzung der Entwicklung je Service Provider. Compliance Management In diesem Funktionsbereich werden alle Aktivit ten zum Sicherstellen, dass der Provider die Compliance-Anforderungen wie Gesetze, Richtlinien und Vorgaben erf llt, verwaltet. Continual Improvement Die Aktivit ten zur Verbesserung der Services und deren Erbringung durch die Provider sind hier zu koordinieren. Weiterhin sind die kontinuierliche Verbesserung des Providermanagement selbst und das Innovationsmanagement hier zu handhaben. Financial Management Aktivit ten im Rahmen von Budge-Planung und - berwachung, Controlling und Kostenkalkulation, Rechnungspr fung zur Sicherstellung des effektiven Einsatzes der finanziellen Ressourcen werden in diesem Funktionsbereich gemanagt. Provider-Management-Tools eine bersicht Es gibt viele verschiedene Tools mit Providermanagement-Funktionalit ten auf dem Markt, jedes mit seinen eigenen einzigartigen Funktionen und Vorteilen. In diesem Abschnitt stellen wir beispielhaft die drei Tools ServiceNow, SAP Ariba und Kissflow gegen ber. Aufgrund ihrer unterschiedlichen inhaltlichen Ausrichtung setzen sie verschiedene funktionale Schwerpunkte. ServiceNow ServiceNow ist ein globaler Anbieter einer Cloud-basierten Plattform, mit der es m glich ist, Gesch ftsprozesse schnell und einfach zu automatisieren. Dieses Tool ist modular und besteht aus den Workflows IT, HR, Kunde und Creator. Jeder Workflow beinhaltet mehrere Produktbereiche, die je nach Anforderungen des Unternehmens zusammengestellt werden k nnen und in jedem Produktbereich sind mehrere Produkte mit unterschiedlichen Funktionen zusammengefasst. Das wesentliche Providermanagement-Funktionen bereitstellende Produkt Vendor Management Workspace von ServiceNow ist Teil des Produktbereichs IT Service Management (ITSM). Vendor Management Workspace integriert Daten aus den Produkten Service Portfolio Management (SPM), Contract Management, Assets, SLA Contracts, Vendor Risk Management und Continual Improvement Management (CIM). Ein integriertes Provider Performance Dashboard liefert dem Unternehmen ein klares Bild davon, wie gut die Provider arbeiten. Weitere Produkte wie Audit Management, Vendor Risk Management und Compliance Management, die f r das Providermanagement auch relevant sind, sind im Produktbereich Governance, Risk, und Compliance angesiedelt. Abbildung 1: ServiceNow vereinfachte Produktstruktur SAP Ariba SAP Ariba bietet einen Online-Marktplatz f r den Business-to-Business-Handel, der f r den Kauf von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten genutzt werden kann. Es unterst tzt Eink ufer:innen bei all ihren klassischen Aufgaben und Lieferanten bei der Interaktion mit Eink ufer:innen. Der Leistungsschwerpunkt ist die Digitalisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen und Lieferketten. Es gibt keinen direkten Bezug auf IT Service Management, jedoch k nnen IT-Services damit beschafft und Service-Provider gesteuert werden. SAP Ariba verf gt ber eine breite Palette von Produktbereichen, die in weiteren Produkten wie Supplier Risk, Contracts, Spend Analysis, rollenbasierte Dashboards, Supplier Lifecycle and Performance und mehr unterteilt sind. Fast alle diese Produkte unterst tzen mit ihren Funktionen Teile der f r das Providermanagement geforderten Funktionsbereiche. Weiterhin kann SAP Ariba mit SAP HANA (f r z.B. Rechnungspr fung und -genehmigung sowie Budget berwachung) synchronisiert werden. Abbildung 2: SAP Ariba vereinfachte Produktstruktur Kissflow Kissflow ist ein einfaches und anpassbares cloud-basiertes Workflowtool. Dieses Tool erm glicht die Entwicklung von Applikationen f r Gesch ftsprozesse ohne oder mit wenig Code und stellt Templates bereit, um Unternehmen bei der Erstellung von personalisierten Workflows, die genau auf die Bed rfnisse der Organisation abgestimmt sind, zu unterst tzen. Dar ber hinaus stellt es Produkte mit allgemeinen Features bereit. Diese Features k nnen benutzt werden, um unternehmensspezifische Applikationen zu entwickeln. Unter den Produkten sind auch vorgefertigte Applikationen wie z.B. Projektmanagement und die Procurement App. Die Funktionen der Procurement App k nnen bei der Durchf hrung der Providermanagement-Aufgaben eingesetzt werden. Die Procurement App bietet als Funktionalit t zum Beispiel einen automatisierten Onboarding-Prozess f r Provider, einen Bestellanforderungs-Prozess und ein integriertes Provider-Performancemanagement. Ebenso l sst sie sich ber die Schnittstellen-Funktion in andere Kissflow-Produkte oder Anwendungen von Drittanbietern wie SAP, Google Apps, Office 365 und Zapier integrieren. Somit k nnen fehlende Providermanagement-Funktionen wie z.B. Beziehungsmanagement erweitert werden. Abbildung 3: Kissflow vereinfachte Produktstruktur Provider-Management-Tools Ein Vergleich Alle drei Tools erf llen die oben beschriebenen allgemeinen Anforderungen. In der folgenden Tabelle werden die Produkte bzw. die Funktionen der Tools aufgelistet, welche die oben aufgef hrten Funktionsanforderungen an das Providermanagement adressieren: Funktionsbereich: ServiceNow SAP Ariba Kissflow Vertragsmanagement Contract Management Contracts Vendor Management Purchase Requisitions Risikomanagement Vendor Risk Management Supplier Risk Beziehungs-management Project Portfolio Management, Task Communications Management Supplier Lifecycle and Performance Vendor Management Performance Management Vendor Manager Workspace, Service Level Management Supplier Lifecycle and Performance Performance wird ber eine Umfrage in Supplier Performance Management Project gemessen. Aktuelle Daten wie Service Level KPIs k nnen importiert werden Spend Analytics Hier werden neben Kosten und Budget auch Service Levels erfasst und gemanagt Providerbewertung Surveys and Assessments, Benchmarks Supplier Lifecycle and Performance Die Bewertung wird auch ber die Funktion Supplier Performance Management Project (-> Umfrage) gemacht Compliance Management Audit Management Policy and Compliance Management Supplier Lifecycle and Performance Durchf hrung einer Umfrage je Provider mit der Funktion Modular Questionnaire Project Continual Improvement Continual Improvement Management Financial Management Cost Management Ariba Invoice Management Spend Analysis Purchase Orders Purchase Requisitions Purchase Invoices Spend Analytics Legende: Nicht vorhanden Fazit ServiceNow deckt alle Funktionen des Providermanagements durch vorhandene Produkte ab. SAP Ariba hat zwar Funktionen f r Providermanagement, aber einige der Funktionsanforderungen k nnen nur ber Umwege abgedeckt werden, zum Beispiel k nnen beim Performance Management die aktuelle IT-Service-KPIs nur ber eine Umfrage-Funktion importiert werden, um sie anschlie end analysieren zu k nnen. Allerdings ist die Umfrage-Funktion eher f r die Bewertung des Providers gedacht und nicht f r Reporting und Analyse der IT-Service-KPIs. Kissflow deckt am wenigsten Providermanagement-Funktionen ab, aber es scheint m glich zu sein, Applikationen in Kissflow zu entwickeln, um weitere Funktionen zu realisieren. Da alle vorgestellten Provider-Management-Tools APIs zum Integrieren von anderen Tools wie ERP-, Vertragsmanagement- oder IT-Service-Management-Systemen bereitstellen, k nnen die nicht abgedeckten Funktionen auch ber die Implementierung dieser Schnittstellen realisiert werden. Demnach k nnen so Finanzdaten aus dem ERP oder Vertragsdaten aus dem vorhandenen Vertragsmanagement synchronisiert werden. Das Unternehmen muss entscheiden, ob mit nur einem zentralen Provider-Management-Tool und synchronisierten Daten gearbeitet wird oder ob mehrere Tools zur Unterst tzung des Providermanagements zum Einsatz kommen. Der Beitrag Provider-Management-Tools – ein Vergleich erschien zuerst auf amendos gmbh.
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