Wie kommt ein Unternehmen am besten zu seinen digitalen Prozessen? Die Entwicklung von globalen Prozessen, bei denen Technik und Mensch gemeinsam berücksichtigt werden benötigt nicht nur die Frage nach dem Was, sondern vor allem eine Antwort auf das Warum. Zu den Themen Prozesse und Workflows habe ich bereits in den letzten Beiträgen hingewiesen. In diesem Beitrag geht es um eine Antwort, wie ein Unternehmen zu seinen digitalen Prozessen kommt. Diese lautet: Indem die Menschen im Unternehmen ihre Anforderungen und Wünsche benennen. Digitale Prozesse müssen sich an der Arbeitsweise und am ihrem Ziel orientieren. Es gibt nur wenige Prozesse, die als Standard eingeführt werden können, denn das hat in der Regel zufolge, dass ganz viele Schattenprozesse entstehen oder, bei Dienst nach Vorschrift, alles deutlich langsamer funktioniert. Pressen Sie Ihre Unternehmensprozesse niemals in eine Standardschablone, denn damit wird das was sie tun mit hoher Wahrscheinlichkeit austauschbar und unflexibel. Effektive digitale Arbeitsabläufe entstehen aus einer Symbiose zwischen menschlicher und maschineller Transaktion. Wenn also ein Prozess, bzw. ein Workflow neu gestaltet wird, muss von vornherein jede Perspektive betrachtet werden. Zum einen stehen als Rahmen der Startpunkt und das Ziel eines Prozesses fest. Definieren Sie zusammen mit Mitarbeitern die Teil dieses Prozesses sind den Weg, den sie gehen wollen. Diese Mitarbeiter wissen genau, welche Informationen sie benötigen und welche Informationen bei ihnen abgefragt werden. Zudem wissen sie welche Tools bereits genutzt werden und welche Funktionen oder Tools erwünscht sind. Prüfen Sie, wo sie die benötigten Informationen abrufen können und gestalten Sie dann den neuen Prozess. Dabei ist es äußerst sinnvoll, jemanden einzubeziehen, der sich der Funktionalität und Daten der einzusetzenden IT-Lösung vollkommen im Klaren ist, um das volle Potenzial zu nutzen. Wenn man mit diesen Personen und Informationen den Prozess oder Workflow neu definiert, sieht der Prozess definitiv anders aus, als hätte man beide Seiten separat betrachtet. Medienbrüche vermeiden Wenn sie bei ihren Softwarelösungen in Ab-Teilungen (deutsche Sprache sagt viel aus) strukturiert sind, schaffen Sie Medienbrüche, verhindern einen schnellen Informationsfluss und schaffen Intransparenz, da dass, was zu Ihrem Gesamtprozess beitragen soll, in Silos abgeteilt gelagert ist. In dem Moment dienen die Tools nicht mehr unbedingt zur Beschleunigung Ihrer Prozesse, sondern haben eventuell sogar eine bremsende Wirkung. Ich habe in über 30 Jahren so viele Standardprozesse gesehen an denen vorbeigearbeitet wurde, da sie nicht flexibel genug waren oder schlichtweg nicht in die Gesamtprozesslandschaft, so wie sie gelebt wurde, hineinpassten. Wunderbare Platzhalter für misslungene Prozesse sind Excel Sheets. Häufig werden sie vor allem dazu genutzt, Daten von A nach B zu transportieren. Und das auf wunderbar, intransparente Art und Weise. Andererseits ist es Notwendig die Mitarbeiter bei der Gestaltung der Prozesse nicht alleine zu lassen. Wenn das geschieht, werden viele Möglichkeiten bei der Gestaltung der Prozesse ausgelassen, da diese Optionen oder Daten nicht bekannt sind. Das Ergebnis führt ebenfalls zu Schattenprozessen, die möglicherweise ebenfalls in Excel Sheet-Datentransfers enden. Bei der Definition der einzelnen Workflows treffen wir häufig auf einzelne Schritte, die sich dafür anbieten in irgendeiner Form automatisiert zu werden. Dabei kann es sich um die Einbindung einer KI-Lösung (künstliche Intelligenz) oder eine Datenabfrage aus anderen Systemen handeln. Die Entscheidung ob eine Automatisierung erfolgen soll ist in der Regel auch später möglich. Das hängt schlicht und einfach vom Zeit- und Kostenrahmen ab und ist individuell. Dadurch, dass ein Prozess jedoch von vornherein mehrperspektivisch gedacht und konzipiert wurde, ist es relativ einfach möglich, diese Anwendung später zu integrieren. Schnittstellen schaffen Besonders wertvoll sind Workflows, wenn sie verschiedene Prozesse miteinander verbinden und sich in das Arbeitsumfeld verschiedener Rolleninhaber integrieren. Jeder Beteiligte kann sehen, welche Aufgaben mit welcher Dringlichkeit zu bearbeiten sind und in welchem Status sie sich derzeit befinden. Es wird sofort ersichtlich, welche Prozesse in welchem Stadium stecken und eine Eskalation kann automatisch und/oder manuell erfolgen. Jeder Beteiligte sollte zudem die Sicht auf einen Workflow erhalten, die ihm am meisten hilft. Das ist besonders interessant, wenn externe Schnittstellen versorgt werden und Informationen liefern sollen. Zum Beispiel das Projekttool Trello, ein Bugtracker wie Mantis oder Amazon MWS für Händler. Und natürlich auch eigene Apps oder Webservices für den direkten Austausch mit Kunden, Lieferanten und und und. Workflows sind immer so zu definieren, dass sie an sich ändernde Anforderungen angepasst oder ausgetauscht werden können. Werden für einen Produktionsauftrag bislang automatisch die Mengen der einzusetzenden Materialien und deren aktueller Bestände angezeigt, kann das um mögliche Maschinen- und Wartungsdaten ergänzt werden. Kapazitäten lassen sich abfragen und berücksichtigen, auch unter Berücksichtigung der Urlaubsplanung. Mit diesen Informationen kann es durchaus sein, dass sich ein Workflow verändern muss. Stellen Sie sich jetzt einfach mal vor, dass Aufgrund einer Prüfung im Rahmen des Arbeitsschutzes Maschinen abgestellt werden müssen oder Mitarbeiter eine Schulung benötigen. Wenn diese Informationen gezielt dort bereitstehen, wo sie benötigt werden, erleichtert das die Planung. Wenn der Planer seine Informationen aus verschiedenen Anwendungen und Abteilungen erst zusammensuchen muss, wird er mit vielen unproduktiven Aufgaben beschäftigt und die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt. Sicherlich findet jeder Beispiele für seine eigenen Anforderungen. Jeder in einem Prozess hat eine eigene Sicht auf denselben. Deshalb ist es dringend notwendig, dass alle relevanten Daten zusammengeführt werden. Die Sicht auf das Ganze ist unverzichtbar, für die Definition guter Prozesse. Die Kunst des klugen Fragens Digitale Lösungen zu entwickeln beginnt damit, Fragen zu stellen. Nach jedem Was oder Wie ist immer die Frage nach dem Warum zu stellen. Mit dem Warum entwickeln sich auch das Was oder Wie ganz neu. Das Warum gibt Ihnen die Chance, sinnlose Aktionen zu eliminieren, sowie die wirklich sinnvollen Prozesse, Workflows und Informationen bereitzustellen. Im Idealfall haben Sie die grüne Wiese vorliegen, die Ihnen erlaubt, erst am Ende die einzusetzenden Systeme zu definieren um den Idealen Fluss der Daten und Informationen zu gewährleisten. Sind gesetzte Systeme vorhanden, werden Sie Bestandteil der einen oder anderen Antwortz auf das Warum und können, in bestmöglicher Weise, integriert werden. Fazit Befreien Sie Softwarelösungen aus ihrem funktionalen Silo. Egal ob es sich um Kunden (CRM), Lieferanten (SRM), Ressourcen (ERP), Projekte (PMS), Dokumente (DMS), Buchhaltung, Service und was auch immer handelt. Sind die Daten- und Informationsflüsse nicht übergreifend, verlagern sich Schnittstellen und Fehlerquellen auf die menschliche Kommunikation. Schaffen Sie Transparenz und somit Geschwindigkeit. Anstelle Mitarbeiter für Rechercheaufgaben zu blockieren und Kreativität in Excel Sheets und Schattenprozesse zu versenken, können diese für den Kunden konstruktiv tätig sein. Darüber hinweg gewinnt die Arbeit – aus meiner Sicht – sogar wieder mehr Sinn. Sinnvolle Arbeit wiederum, kann bei Mitarbeitern die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz erhöhen. Vor allem, wenn diese sich und ihre Anforderungen ernst genommen sehen. Meine Idee war es, einen Blogbeitrag zu erstellen, der unsere Sichtweise auf Prozesse und wie sie gestaltet sein sollten, kurz beschreibt. Letztendlich hat er einen Umfang angenommen, dass ich ihn in dreigeteilt habe und mit folgenden Themen nacheinander veröffentlichen werde: Prozesse Workflows Lösungsentwicklung Er erklärt die Philosophie, die wir mit der Apandia GmbH bei der Etwicklung von Lösungen verfolgen. Fotonachweis pxhere (CC0 Lizenz) Vorheriger Beitrag: Unternehmensprozesse global denken – Workflows Nächster Beitrag: Durchgängige Digitalisierung von Prozessen - ein Beispiel Wir digitalisieren Ihre ProzesseSenden Sie uns eine kurze Mitteilung und wir liefern Ihnen die Informationen, wie eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann. Kontakt Der Beitrag Unternehmensprozesse global denken – Entwicklung erschien zuerst auf Apandia GmbH.
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