Digitalisierung bedeutet, Prozesse, Menschen und Technik nicht getrennt zu denken. Prozesse werden dann erst effizient, wenn sie nicht den standardisierten Mustern folgen, die sie schon immer geprägt haben. Nur mit einer übergreifenden Betrachtung erhalten wir Lösungen, die einen optimalen Nutzen für alle Seiten liefern. Haben Sie sich schon einmal bewusst gemacht, dass nahezu jedes Unternehmen auf diesem Planeten seine eigene Komplexität beherbergt? Selten kommt es vor, dass Unternehmen bis ins Letzte komplett identisch funktionieren. Selbst wenn die gleichen Produkte hergestellt und verkauft werden, so arbeiten unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Denkweisen und Einstellungen (Mindset) im Unternehmen und auch die externen Referenzen, wie beispielsweise Lieferanten, Kunden, Standort usw. unterscheiden sich. Versuchen Sie bitte einmal, mit Legosteinen Kreise ohne Kanten in unterschiedlichen Größen zu bauen. Für jeden Kreis steht Ihnen ein identischer Vorrat Lego zur Verfügung. Jeder Kreis steht für ein anderes Unternehmen und das Lego symbolisiert Standardbausteine. So richtig rund wird eine absolut auf Standards beruhende Gesamtlösung nie. Prozesse bilden die Struktur des Unternehmens Geschäftsprozesse mit Wertschöpfungscharakter (Kernprozesse) beginnen beim Marketing, durchlaufen Vertrieb, Produktion, Services bis hin zur Auslieferung und dienen dazu, Kundenerwartungen aufzubauen und zu letztendlich zu erfüllen. Das, was das Marketing und danach der Vertrieb kommunizieren, muss vom Rest auch eingehalten werden. Wie heißt es so schön: Das, was man verspricht, muss man auch einhalten. Oder anders herum, Marketing und Vertrieb sollten kommunizieren, was ein Unternehmen zu leisten imstande ist. Des Weiteren gibt es noch die Führungs- und Unterstützungsprozesse, die nicht direkt der Wertschöpfung dienen, teilweise durch Gesetze, Vorschriften und Normen bedingt, jedoch unabdingbar sind. Letztendlich spielt die interne Organisation, egal ob hierarchisch oder flach und agil, eine untergeordnete Rolle. Diese Prozesse existieren und geben eine grundsätzliche Struktur vor. Wie sie jedoch ausgefüllt und gelebt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen grundverschieden. Das Unternehmen, welches aus seiner Struktur und seinen Prozessen die Kundenerwartungen bestmöglich bedient und Führungs- bzw. Unterstützungsprozesse mit möglichst geringem Aufwand betreibt, sollte gut für den Markt aufgestellt sein. Vorausgesetzt, dass das Angebot den Anforderungen des Marktes entspricht. Stellen Sie sich vor, Sie bestellen sich einen maßgefertigten Tisch. Ein Prunkstück für Ihr Esszimmer. Wenn dieser hochwertig und trotzdem schnell geliefert sein soll, erwarten Sie, dass er günstig sein wird? Immer wenn der Faktor Produktion mit ins Spiel kommt gilt, dass von den Anforderungen hochwertig, günstig und schnell nur zwei Kriterien erfüllt werden können. Das bedeutet, dass die Kundenerwartung die sie durch Marketing oder im Vertrieb aufbauen, durch nachfolgende Prozesse zu erfüllen ist. Was natürlich auch für nichtproduzierende Unternehmen gilt. Alternativ gewinnen Sie einen unzufriedenen Ex-Kunden. Wenn wir den Blick nur auf die wertschöpfenden Kernprozesse lenken, stellen wir fest, dass es im Prinzip nur um eins geht: Die Kundenerwartung die wir kommunizieren, müssen wir auch erfüllen. Am besten ist es dabei, dass diejenigen, die an diesen Prozessen teilnehmen auch als Sensor agieren und Kundenerwartungen aufnehmen. Das ist jedoch ein anderes Thema. Transparent und flexibel für alle Beteiligten Ich bin der Überzeugung, dass Unternehmensprozesse in der Zukunft immer transparenter und flexibler werden müssen. Durch die deutlich höhere Taktfrequenz der Anforderungen, die Kunden an Unternehmen und Ihre Produkte stellen, wird auch die Prozesskette immer in Bewegung bleiben. Einige Prozesse werden Bestand haben, da sich bestimmte Abläufe als sinnvoll erwiesen haben. Sind derzeit Abteilungen für bestimmte Aufgaben zuständig, werden es in Zukunft eher Rolleninhaber sein. Das Prinzip jedoch bleibt. Ich werde im Weiteren nur die Begriffe Rolle oder Rolleninhaber benutzen, da diese für jede organisatorische Struktur Gültigkeit haben. Prozessoptimierung bedeutet, dass Prozesse mit all ihren sinnvollen menschlichen und technischen Optionen neu definiert werden. Interessant wird es eigentlich erst, wenn man das große Ganze betrachtet. Natürlich macht es Sinn, wenn im Bereich der Produktion frühzeitig bekannt ist, welche Maßnahmen Marketing und Vertrieb planen. Und umgekehrt ist es genauso sinnvoll, dass Marketingaktionen nur dann gestartet werden, wenn man weiß, dass gegebene Versprechen auch einlösen zu können. Selbst hierarchische Strukturen, die eigentlich dafür geschaffen wurden, dieses zu lenken, haben mit dieser Aufgabe zu kämpfen. Manchmal scheitert es bereits daran, dass Zielvereinbarungen unterschiedlicher Unternehmensbereiche nicht dasselbe Ziel anpeilen. Wenn in Zukunft noch mehr Bewegung in die Abläufe kommt, wird es immer notwendiger den aktuellen Status zu sehen. Hinzu kommt, dass eine Prozesskette immer seltener Inhouse abgearbeitet werden kann. Was von Außen kommt, Waren oder Wissen, ist dabei unerheblich. Agil bedeutet auch mehr Wert zu schaffen Bei diesen Anforderungen nicht alle relevanten Informationen schnell zur Hand haben, sondern erst durch Recherche ermitteln, bedeutet viel Arbeit in wenig Produktivität stecken und verzögerte Entscheidungen treffen. Agile is about working smarter, rather than harder. Its not about doing more work in less time: its about generating more value with less work. – Steve Denning (https://www.forbes.com/sites/stevedenning/2016/09/08/explaining-agile/) Wenn ein Unternehmen seine Prozesse in einer Lösung mit festen Strukturen abbildet, mag die Lösung für den Moment passgenau erscheinen. In dem Moment, da sich der Prozess ändert, müssen sich auch die Tools schnellstmöglich anpassen lassen können, ohne bereits vorhandene Informationen zu verlieren. Und außerdem sollten auch Prozesse durchaus von den Tools begleitet werden. Wenn man sich nämlich mal die üblichen Workflows so anschaut, wird man feststellen, dass es sich weitestgehend um interne Unterstützungsprozesse handelt, die durch eine Software unterstützt und gelenkt werden. Fortsetzung folgt Im folgenden Blogbeitrag gehe ich auf die Aufgabe der Workflows ein, bevor im dritten Beitrag der Weg zur Realisierung beschrieben wird. Meine Idee war es, einen Blogbeitrag zu erstellen, der unsere Sichtweise auf Prozesse und wie sie gestaltet sein sollten, kurz beschreibt. Letztendlich hat er einen Umfang angenommen, dass ich ihn in dreigeteilt habe und mit folgenden Themen nacheinander veröffentlichen werde: Prozesse Workflows Lösungsentwicklung Er erklärt die Philosophie, die wir mit der Apandia GmbH bei der Etwicklung von Lösungen verfolgen. Fotonachweis fradellafra / pixabay (CC0 Lizenz) Vorheriger Beitrag: Globale Prozesse, der Blick von oben Nächster Beitrag: Unternehmensprozesse global denken – Workflows Rufen Sie weitere Informationen abSenden Sie uns eine kurze Mitteilung und wir liefern Ihnen die Informationen, wie eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann. Kontakt Der Beitrag Unternehmensprozesse global denken – Prozesse erschien zuerst auf Apandia GmbH.
Workflows sind die Verbinder zwischen Menschen, Bereichen und Lösungen. Sie transportieren und steuern Informationen zwischen den einzelnen Aufgabenträgern und geben Auskunft über den Status von Prozessen, die Thema des letzten Beitrags waren. Sie liefer
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