Electronic Procurement – kurz e-Procurement – bezeichnet die elektronische Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen. Papierbasierte Beschaffungsprozesse werden mithilfe von IT-Systemen durch e-Procurement-Lösungen abgelöst. Dies ermöglicht u. a. den digitalen Austausch von Produktinformationen und Geschäftsdokumenten (z.B. Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung) zwischen Lieferant und Käufer. Die unmittelbare Übertragung beschleunigt nicht nur Bestellvorgänge, sondern ermöglicht auch die Automatisierung ganzer Prozessschritte. Die elektronische Abwicklung von internen Abläufen, wie Freigabeprozessen oder Reportings, werden dadurch deutlich vereinfacht. Das führt sowohl auf Seiten des Einkaufs als auch auf Seiten des Lieferanten zu Prozesskosteneinsparungen und hilft Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. e-Procurement-Lösungen Für den Einsatz von e-Procurement gibt es verschiedene, internetbasierte Systeme. Während bei einer Sell-Side-Lösung, dem sog. Lieferantensystem, der Lieferant Katalog und Software zur Verfügung stellt, werden diese bei der Buy-Side-Lösung, auch als Kundensystem oder Beschaffersystem bekannt, vom Käufer vorgegeben. Die dritte Lösung ist eine Art Marktplatz, die als Beschafferplattform von Dritten bereitgestellt wird. In diesen sog. Marketplace-Side-Lösungen müssen sich sowohl Lieferanten als auch Kunden/Beschaffer an ein externes System anbinden. Der entscheidende Unterschied ist also, wer der Betreiber des Portals ist und in wessen Systemumgebung die Bestellabwicklung abläuft. Buy-Side: Unternehmenseigene e-Procurement-Lösungen In großen Industrieunternehmen werden bereits komplexe und auf das jeweilige Geschäftsfeld perfekt abgestimmte Systeme für Beschaffungsabwicklung, Produktionssteuerung und Warenwirtschaft eingesetzt, welche den Warenfluss effizient steuern und kontrollieren. Da ein Ausbruch aus diesen Systemen immer mit den oben genannten Kosten bzw. Nachteilen verbunden ist, besteht im B2B-Bereich häufig die Anforderung, dass sich der Lieferant anpasst und im Optimalfall bereit ist eine adäquate Anbindung an das Kundensystem zu schaffen. Der Kunde hat so die Möglichkeit, systematisch und effizient über das eigene System zu bestellen. Die Vorteile dieser Lösung liegen auf der Hand: Es können alle Artikel eingepflegt werden, die der Kunde benötigt. Die Bestellauslöser arbeiten im gewohnten System. Die Bestell- und Lieferdaten können direkt im kundenseitigen System verarbeitet werden. Lieferanten und Produkte sind festgelegt und qualifiziert. Das Controlling des Beschaffungsprozesses ist über interne Instrumente abgedeckt. Wareneingangskontrollen werden automatisch abgewickelt. Individuelle Liefermodalitäten können integriert werden. Die Abwicklung von Rechnung und Zahlung wird automatisiert. Marketplace-Side: Beschaffungsplattform als elektronischer Marktplatz Bei einer Marketplace-Side-Lösung liegt die Verantwortung für das System weder auf Lieferanten- noch auf Kundenseite. Hier ist ein Provider dazwischengeschaltet, der als elektronischer Marktplatz für mehrere Handelspartner fungiert. Mithilfe genormter Schnittstellen können sich mehrere Anbieter und Abnehmer an Beschaffungsplattformen anbinden. Diese Lösung bringt für einkaufende Unternehmen sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich: Mitarbeiter können bei mehreren Lieferanten einkaufen (Multilieferantenkatalog) Produktdatenpflege liegt auf Lieferantenseite Katalogsortiment kann ggf. vom Lieferanten angepasst werden Es fallen Gebühren für die Nutzung und Implementierung an Ggf. fallen Zusatzkosten an (Transaktionskosten pro Geschäftsdokument, Zusatzdienste) Anbindungsmöglichkeiten oft begrenzt auf Standard-Schnittstellen Sell-Side e-Procurement: Die Nachteile von Webshops Die wohl bekannteste e-Procurement-Lösung ist der lieferantenseitige Webshop, der vor allem in der B2C-Beschaffung Anwendung findet, im B2B-Bereich aber etliche Hürden aufweist und Mehrkosten verursacht: Der Webshop ist beschränkt auf ein endliches Produktportfolio. Der Nutzer ist gezwungen, das eigene System zu verlassen und sich in das System des Lieferanten einzufinden. Bestelldaten werden nicht automatisch in das kundenseitige System eingepflegt. Dem Maverick-Buying werden Tür und Tor geöffnet. Das Controlling wird erschwert. Es besteht ein erheblicher Aufwand für die Kontrolle des Wareneingangs und der Qualität. Besondere Anforderungen an die Lieferung können nicht berücksichtigt werden. Die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung wird erschwert. AWI Services für e-Procurement-Lösungen e-ProcurementDigitalisieren Sie Ihren Beschaffungsprozess rund um Ihre C-Teile Mehr erfahren OCI/EDI-ServiceAutomatisieren Sie Ihren elektronischen Datenaustausch mithilfe von OCI und/oder EDI. Mehr erfahren Der Beitrag Was ist e-Procurement erschien zuerst auf AWI Eberlein.
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