Riesige Papierberge stapeln sich und wenn Sie bspw. eine bestimmte Personalakte suchen, finden Sie diese nicht wieder kommt Ihnen bekannt vor? Nicht nur Ihnen. Immer mehr Unternehmen besch ftigen sich daher mit der Digitalisierung ihrer Dokumente und sto en dabei auf verschiedene Optionen, allen voran die digitale Personalakte und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Doch wo genau liegen eigentlich die Unterschiede zwischen einer digitalen Personalakte und einem DMS? In diesem Beitrag werde ich Ihnen beide Systeme kurz und knapp erkl ren, damit Sie im Anschluss alle wesentlichen Unterschiede kennen. Kurz erkl rt: Dokumentenmanagement und dessen Vor- und Nachteile Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, mit der Sie alle Arten von elektronischen Dokumenten effizient organisieren und verwalten k nnen. Somit werden s mtliche Dateien durch bspw. eine Volltextsuche sehr einfach auffindbar und Sie k nnen Dokumente wie einen Arbeitsvertrag durch eine einfache Eingabemaske generieren lassen und an einem festgelegten Ablageort hinterlegen. Zu Beginn sind bei der Einf hrung eines DMS hohe Implementierungskosten und eine Ver nderung im Workflow zu ber cksichtigen, an die sich Ihre Mitarbeiter anpassen m ssen. Langfristig gesehen profitieren Sie allerdings insbesondere von der gro en Ressourcenersparnis in Form von Papier, Zeit und Kosten. Durch Zugriffskontrollen, die Sie in das System implementieren k nnen, erh hen Sie au erdem Ihren Datenschutz und beugen Datenverlust vor. Kurz erkl rt: Digitale Personalakte und dessen Vor- und Nachteile Eine digitale Personalakte ist ein System, das Ihnen erm glicht, alle Informationen ber Ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort zu speichern. Das schlie t auch wichtige Dokumente wie Lebensl ufe, Arbeitsvertr ge, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen ein, die vorher entsprechend digitalisiert werden m ssen. Somit sind die gr ten Unterschiede zu der normalen Personalakte die Digitalisierung und Zentralisierung der Daten. Die Einf hrung einer digitalen Personalakte geht selbstverst ndlich erst einmal mit einem hohen Digitalisierungsaufwand und Kosten f r die Einf hrung einher. Der Return-on-Investment tritt hier jedoch schnell ein, da Ihre Mitarbeiter durch die effiziente Dokumentenverwaltung ebenfalls Zeit, Papier und Kosten einsparen. Auch die hohe Datensicherheit ist ein Plus, da nicht jeder Zugriff auf die hochsensiblen Mitarbeiterakten hat und der Zugriff klar geregelt werden kann. Digitale Personalakte und Datenschutz So wird der Verwaltungsaufwand mit digitalen Personalakten im HR-Bereich reduziert. Jetzt anfordernDigitale Personalakte und Datenschutz DMS und digitale Personalakten: Die perfekte Kombination f r effektive Datenverwaltung Ein Dokumentenmanagement-System und die digitale Personalakte sind im Grunde zwei sehr hnliche Systeme, dennoch gibt es Unterschiede: Das DMS ist da, um generell schnell und einfach Dokumente wiederzufinden bzw. zu generieren und Ihnen langwierige Suchen in verschiedensten Ordnern zu ersparen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es Rechnungen, Vertr ge oder bspw. der Schriftverkehr mit einem Lieferanten sind. Au erdem kann es bspw. ber eine Eingabemaske Dokumente erstellen und an einem Ablageort Ihrer Wahl hinterlegen so auch in der digitalen Personalakte oder in anderen Bereichen. Digitale Personalakten sind der Ablageort f r alle Ihre elektronischen Datens tze von Mitarbeitenden. Diese werden vor allem von der Personalabteilung genutzt, um Ordnung und Struktur in personalbezogene Informationen zu bringen, und erleichtern Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten. Dennoch k nnen Sie mithilfe eines DMS bspw. auch personenbezogene Dokumente generieren lassen und in der digitalen Personalakte ablegen. Au erdem k nnen Sie die digitale Personalakte deutlich besser filtern und schnell die Informationen finden, die Sie ben tigen. Somit kann es gerade in Abteilungen wie dem Personalmanagement ein entscheidender Vorteil sein, beide Systeme synchron zu nutzen. Software-Anbieter bieten die Systeme h ufig zusammen an, da es sehr naheliegend ist, im Zuge einer Digitalisierungsma nahme beides gleichzeitig in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Webinar: Digitale Personalakte: Ihr Weg zur Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse Erhalten Sie exklusive Einblicke in Best Practices auf dem Weg zur Wahl einer digitalen Personalakte. Jetzt anmelden Sollten Sie nun digitale Personalakten oder ein Dokumentenmanagement-System integrieren? Das Thema Digitalisierung ist heutzutage allgegenw rtig und wird in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen. In diesem Kontext sind sowohl digitale Personalakten als auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) u erst interessante Instrumente, die Ihrem Unternehmen einen gro en Mehrwert bieten und Sie bei der Digitalisierung einen Schritt vor die Konkurrenz bringen. Ein DMS ist meiner Meinung nach unerl sslich f r Unternehmen. berall fallen Rechnungen an, es gibt Kundendaten und viele weitere Dokumente, die irgendwo abgespeichert und wiedergefunden werden m ssen. Selbst in kleinen Betrieben kann man dabei schnell den berblick verlieren. Es ist wahrscheinlich, dass Sie fr her oder sp ter auf ein solches System zur ckgreifen m ssen. Warum also nicht jetzt schon damit beginnen und den Vorsprung zur Konkurrenz nutzen? Bei der digitalen Personalakte m ssen Sie auf einen angemessenen Einsatz achten. F r kleine Familienbetriebe mit nur wenigen Mitarbeitern k nnte eine Digitalisierung der Personalakten eher f r Chaos als f r Ordnung sorgen. Aber gerade f r mittelst ndische bis gro e Unternehmen mit steigenden Mitarbeiterzahlen ist ein solches System unverzichtbar. Durch die Integration einer digitalen Personalakte zusammen mit einem DMS k nnen Vertr ge und Dokumente automatisch erstellt und archiviert werden, was zu einer Entlastung der Personalabteilung f hren kann. Es sollte jedoch individuell entschieden werden, ob eine solche Verbindung f r Ihre eigenen Bed rfnisse sinnvoll ist. Mein Tipp: Um zu entscheiden, ob ein DMS in Verbindung mit digitalen Personalakten f r Ihr Unternehmen von Vorteil ist, messen Sie die Zeit, die Sie ben tigen, um den Arbeitsvertrag eines zuf llig ausgew hlten Mitarbeiters zu finden. Ben tigen Sie weitere Informationen zu Dokumentenmanagement-System und digitaler Personalakte oder wollen Sie sich dazu beraten lassen? Dann kommen Sie gerne auf mich zu oder hinterlassen Sie einen Kommentar. The post Digitale Personalakte Dokumentenmanagement: Was unterscheidet die Systeme? appeared first on ActivateHR.
Endlich das Aktenchaos mit den Mitarbeiterdokumenten beseitigen und eine digitale Personalakte mit oder ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen: So leicht der Schritt klingt, so hindernisreich ist die Umsetzung. Unternehmen stoßen bei der Vorauswa
zum Artikel gehenIn unserem E-Book haben wir die wichtigsten Informationen zur Einf hrung einer digitalen Personalakte f r Sie zusammengefasst. Sie erhalten einen berblick ber die typischen Projektaufgaben zur Einf hrung einer digitalen Personalakte und die wichtigsten
zum Artikel gehenSind Sie angesichts der Vielzahl an Inhalten unsicher, welche Dokumente in einer digitalen Personalakte abgelegt werden sollten? Erfahren Sie in diesem Blog, welche Inhalte und Mitarbeiterdaten in eine elektronische Personalakte geh ren und welche in ih
zum Artikel gehenDie Einf hrung einer digitalen Personalakte wird f r viele Unternehmen ab einer gewissen Gr e zur absoluten Notwendigkeit. Aber auch kleinere Unternehmensgr en profitieren in gro em Ma e von den gebotenen Funktionalit ten und Kosteneinsparungen. Im Folg
zum Artikel gehenDie digitale Personalakte ist heutzutage noch kein Standard in der deutschen Unternehmenswelt und es hat den Anschein, dass Papierakten ewig bestehen. Dass diese unpraktisch sind, hat eine Studie der Anwaltskanzlei Beiten Burkhardt bewiesen: Diese besagt,
zum Artikel gehen