Aktualisiert am 1. Februar 2023 von mer Bekar Aus der Unterschrift sollte hervorgehen, ob jemand per Prokura oder Handlungsvollmacht zeichnet. Der Chef kann sich unmglich um alles selbst kmmern. Auerdem ist er nicht rund um die Uhr im Betrieb. Um die Mitarbeiter in die Ablufe einzubinden und ihnen zu ermglichen, bestimmte Geschfte eigenverantwortlich zu regeln, sind deshalb Vollmachten blich. Und die wichtigsten Formen dabei sind die Prokura und die Handlungsvollmacht. Doch diese beiden Vollmachten unterscheiden sich nicht nur im Umfang voneinander. Auch die Art und Weise, was und wie der Bevollmchtigte unterschreibt, ist verschieden. Allerdings fehlt es mitunter an eindeutigen Regelungen. Dabei sind sie sowohl fr das Unternehmen und die Mitarbeiter als auch fr die Geschftspartner sehr wichtig. Grundstzlich sollten die Rollen, die Verantwortlichkeiten, die Zustndigkeiten und die Befugnisse in einem Unternehmen klar festgelegt sein. Und in den Bereich der wichtigen Befugnisse fllt auch die Zeichnungsbefugnis. Sie regelt, wer was unterschreiben darf. Bei mtern und Behrden gibt es in aller Regel Geschftsordnungen oder Satzungen, die eindeutige Regelungen zur Zeichnungsbefugnis enthalten. Im Unterschied dazu haben viele Unternehmen entweder gar keine klaren oder nur schwammige Vereinbarungen. Das ist mit ein Grund dafr, warum das Thema Zeichnungsbefugnis regelmig die Gerichte beschftigt. In diesem Beitrag haben wir zusammengestellt, was Sie zur Unterschrift im Zusammenhang mit einer Prokura und einer Handlungsvollmacht wissen sollten. Die Unterschrift macht den Geschftsbrief rechtswirksam Sptestens, wenn der Chef verreist, krank oder aus anderen Grnden nicht vor Ort ist, stellt sich die Frage, ob und wie seine Vertreter Vertrge und geschftliche Briefe zeichnen knnen oder mssen. Dabei ist es vor allem fr einen Nichtjuristen mitunter gar nicht so einfach, zu unterscheiden, ob eine Unterschrift im Rahmen von Prokura, Handlungsvollmacht oder als bloe Willenserklrung erfolgt. Normalerweise kann der Vertragspartner oder Empfnger des Schreibens am Zusatz zur Unterschrift ablesen, welche Funktion und welche Befugnisse die unterzeichnende Person hat. Doch wenn das Krzel fehlt oder falsch verwendet wurde, knnen sich daraus unangenehme Folgen ergeben. Grundstzlich ist es nmlich so: Wenn Sie ein Dokument unterschreiben, haften Sie dafr, dass die Unterschrift verbindlich ist. Gleichzeitig schliet diese Haftung ein, dass die abgegebene Willenserklrung oder die getroffenen Vereinbarungen rechtwirksam sind. Dass Sie mglicherweise gar nicht dazu befugt waren, solche Handlungen oder Geschfte durchzufhren, ndert daran zunchst einmal nichts. Um Sicherheit fr alle Beteiligten zu schaffen, ist deshalb sehr wichtig, klare, nachvollziehbare und verbindliche Zeichnungsbefugnisse auf den Weg zu bringen. Die rechtlichen Grundlagen fr Zeichnungsbefugnisse Grundstzliche Vorgaben und Hinweise zu Unterschriften finden sich sowohl im Brgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch im Handelsgesetzbuch (HGB). Zustzlich dazu beinhalten viele andere Vorschriften Aspekte zu dieser Thematik, so zum Beispiel das GmbH-Gesetz, das Aktiengesetz, das Gesellschaftsrecht oder das Vereinsrecht. Je nach Rechtsform des Unternehmens und Situation mssen Sie deshalb auch die entsprechenden Regelungen beachten. Der Firmeninhaber, der Geschftsfhrer, Gesellschafter und Mitglieder des Vorstands unterschreiben blicherweise nur mit ihrem Namen. Um ihre Funktion im Unternehmen zu verdeutlichen, ist auerdem ihre Position meist direkt unter dem Namen vermerkt. Zunchst folgt also der Vor- und Nachname und in der Zeile darunter eine Bezeichnung wie Geschftsfhrer oder Vorstandsmitglied. Doch wenn der Chef nicht selbst unterschreibt, sondern ein Vertreter ein Schriftstck zeichnet, ist zum einen wichtig, dass die Funktion des Vertreters erkennbar ist. Zum anderen sollte der Empfnger zweifelsfrei erkennen knnen, dass der Chef fr die Unterschrift des Vertreters einsteht und im Ernstfall die Haftung bernimmt. Die Unterschiede zwischen Prokura und Handlungsvollmacht Die Mitarbeiter brauchen entsprechende Befugnisse, damit der Betrieb ohne Unterbrechungen oder Einschrnkungen luft. Denn wenn jede kleinste Kleinigkeit erst mit dem Chef abgesprochen werden muss, entstehen unntige Wartezeiten. Die beiden wichtigsten Formen der Vollmacht im unternehmerischen Bereich sind die Prokura und die Handlungsvollmacht. Beide bevollmchtigen die Mitarbeiter dazu, verschiedene Vorgnge und Ablufe in Eigenregie zu erledigen. Allerdings gibt es wesentliche Unterschiede zwischen der Prokura und einer Handlungsvollmacht: Die Prokura Die Prokura ist eine sehr umfangreiche Vollmacht im Handelsrecht. Sie bevollmchtigt den Prokuristen dazu, alle gerichtlichen und auergerichtlichen Geschfte und Rechtshandlungen durchzufhren, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Es gibt nur sehr wenige Einschrnkungen. So kann der Prokurist zum Beispiel keine Grundstcke verkaufen oder das Unternehmen nicht auflsen. Dabei kann nur der Inhaber des Gewerbebetriebs Prokura erteilen. Zumindest im Auenverhltnis kann er den Umfang aber nicht einschrnken. Denn die Befugnisse, die eine Prokura umfasst, sind gesetzlich festgelegt. Die Regelungen zur Prokura finden sich in den 48 ff. HGB. Durch die Prokura ist der Prokurist zu allen Geschften befugt, die irgendein Handelsgewerbe mit sich bringt. Die Vollmacht beschrnkt sich also nicht auf branchenbliche oder alltgliche, gewhnliche Geschfte. Deshalb kann der Prokurist fast alle Rechtsgeschfte fr das Unternehmen ttigen, die auch der Chef vornehmen kann. Gleichzeitig wird die Prokura immer ins Handelsregister eingetragen. Das ist so vorgeschrieben. Dieser Eintrag schafft auch fr die Geschftspartner Sicherheit. Denn sie wissen, mit wem sie es zu tun haben und wie weit die Befugnisse des Prokuristen gehen. Zeichnet der Prokurist Unterlagen per Prokura, setzt er vor seine Unterschrift ein Krzel wie ppa. Die Handlungsvollmachten Als Oberbegriff umfasst die Handlungsvollmacht jede Vollmacht, die der Chef im Zusammenhang mit seinem Handelsgewerbe erteilt und die keine Prokura ist. Dabei hat eine Handlungsvollmacht grundstzlich einen geringeren Umfang als eine Prokura. Aus diesem Grund wird sie auch als die kleine Schwester der Prokura bezeichnet. Die gesetzlichen Grundlagen leiten sich aus den 54 ff. HGB ab. Anders als bei der Prokura legt der Gesetzgeber den Umfang bei der Handlungsvollmacht aber nicht konkret fest. Den Umfang bestimmt vielmehr derjenige, der die Vollmacht erteilt. Das kann der Chef selbst, aber zum Beispiel auch der Prokurist sein. Und je nach Umfang gibt es in Handlungsvollmacht in verschiedenen Varianten: Gesamtvollmacht Ein anderer Name fr die Gesamtvollmacht lautet Generalvollmacht. Sie berechtigt zu allen Geschften und Rechtshandlungen, die im Betrieb eines Gewerbes in der entsprechenden Branche fr gewhnlich anfallen. Der Bevollmchtigte kann also im Tagesgeschft alle Rechtsgeschfte ttigen, bei denen eine Vertretung rechtlich zulssig ist. Im Unterschied zur Prokura beschrnkt sich die generelle Handlungsvollmacht aber auf den Betrieb des Handelsgewerbes, in dem der Bevollmchtigte ttig ist. Branchenbergreifende Geschfte und Handlungen sind durch die Vollmacht nicht abgedeckt. Anders als die Prokura wird die Handlungsvollmacht auch nicht im Handelsregister eingetragen. Trotzdem kann der Geschftspartner aus den gesetzlichen Regelungen ableiten, wie weit die Befugnisse des Bevollmchtigten gehen. Zumal der Bevollmchtigte, genauso wie der Prokurist, durch einen Zusatz zur Unterschrift deutlich machen muss, dass er mit Handlungsvollmacht unterschreibt. Der bliche Zusatz bei einer Handlungsvollmacht ist das Krzel i. V. fr in Vollmacht. Gattungs- und Einzelvollmacht Mchte der Chef sehr klar eingrenzen, was der Bevollmchtigte darf und was nicht, kann er eine Gattungsvollmacht erteilen. Die Gattungsvollmacht ermchtigt dazu, gleichartige Handlungen und Geschfte zu erledigen, die regelmig im Ttigkeitsbereich des Bevollmchtigten anfallen. Sie beschrnkt sich also auf Rechtsgeschfte einer bestimmten Gattung oder Art. Aus diesem Grund wird die Gattungsvollmacht auch Artvollmacht genannt. So eine Artvollmacht kann zum Beispiel sein, dass der Mitarbeiter Einkufe fr das Unternehmen bis zu einem bestimmten Wert ttigen oder normale Geschftsbriefe unterschreiben kann. Noch enger gefasst ist die Einzelvollmacht, die auch Sondervollmacht heit. Sie bezieht sich auf ein einzelnes Geschft oder eine bestimmte Handlung. Sobald dieses Rechtsgeschft erledigt ist, erlischt auch die dafr erteilte Vollmacht. Um Missverstndnissen vorzubeugen, sollte der Bevollmchtigte mit dem Krzel i. A. fr im Auftrag zeichnen. Auch eine eingescannte Unterschrift ist rechtsgltig Klare Regelungen dazu, welche Vertrge und Dokumente ein Mitarbeiter abzeichnen kann und welchen Zusatz er dabei verwenden muss, sind sehr wichtig. Denn sie schaffen Sicherheit. Der Geschftspartner oder Empfnger kann zuordnen, wer sein Gegenber ist. Auerdem kann er davon ausgehen, dass der Vertreter die Befugnis dazu hat, das jeweilige Geschft berhaupt abzuschlieen. Auf der anderen Seite weist sich der Bevollmchtigte klar als Vertreter des Unternehmens aus. Folglich kann sich der Geschftspartner spter nicht herausreden, dass er den Vertrag nur mit dem Mitarbeiter und nicht mit dem Unternehmen geschlossen hat. Doch auch der Mitarbeiter ist abgesichert. Durch die Unterschrift wird ein geschftliches Dokument rechtlich verbindlich und wirksam. Handelt der Mitarbeiter im Rahmen der Befugnisse, die er durch die Prokura oder Handlungsvollmacht hat, haftet notfalls das Unternehmen. berschreitet er aber seine Befugnisse, bleiben die Unterschrift wirksam und die Vereinbarungen verbindlich. Nur kann der Chef dann Schadensersatz vom Mitarbeiter fordern. Das gilt nicht nur fr eine handschriftliche Unterschrift. In vielen Unternehmen kommen sogenannte Faksimilestempel zum Einsatz. So ein Stempel bildet die Unterschrift originalgetreu ab. Im digitalen Zeitalter ist es auerdem blich, dass eine Unterschrift eingescannt und anschlieend in Schreiben und E-Mails eingefgt wird. Und inzwischen gelten auch solche Unterschriften als rechtsgltig. Fgen Sie also zum Beispiel in ein Schreiben, das der Chef diktiert hat, eine gestempelte oder gescannte Unterschrift ein, gilt die Erklrung als verbindlich besttigt. Im Umkehrschluss heit das aber auch, dass Sie aufpassen und den Stempel oder die Datei vor einem unberechtigten Zugriff schtzen mssen. Denn wenn Ihnen ein Fehler unterluft, machen Sie sich unter Umstnden gegenber Ihrem Chef schadensersatzpflichtig. Der Beitrag Prokura Handlungsvollmacht: Die Befugnisse beim Zeichnen erschien zuerst auf Vollmacht Muster.
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